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档案信息化试题

第一篇：档案信息化试题

档案信息化

一、填空

1、电子档案管理应遵循以下原则：完整性原则、可读性原则、可

靠性原则。

2、电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。

3、电子档案利用的方法有：提供物质载体的拷贝、利用网络传输

电子档案、通过电脑直接提供利用。

二、名词

1、电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖

计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

2、电子档案：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软

件、参数和其他相关数据。

三、简答

1、电子文件归档有哪些要求？

答：①归档电子文件必须真实有效②归档电子文件必须完整、准

确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤③归档电子文件必

须按照统一要求转换为标准的文本文件格式，保证日后能够顺利读出。

外来文件还要具有系统兼容性④归档电子文件必须经过演示和检测及

一定的整理和编辑，划分保管期限，保证其内容与文件正本相一致和

利用的方便⑤禁止重复归档，杜绝信息垃圾，保障系统自动管理的实

现，而且对归档的电子文件做出备份，一分封存，一份提供利用⑥文

件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，需简要说明磁带、光

盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和

准确性等。归档说明可兼作移交清单，一式两份，移交部门和档案室

双方签字后各自保存一份备查。

2、电子文件有哪些特性？

答：①电子文件呈数字化信息形态②电子文件对设备的依赖性③

电子文件载体的非人工可读性④电子文件信息与载体的可分离性⑤电

子文件物理结构与逻辑结构的复杂性⑥电子文件信息共享性及不安全

性、易修改性⑦使用技术与载体的不稳定性。

3、电子档案利用有哪些特点？

答：①电子档案不再受“孤本”限制，可实现共享②电子档案具

有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹③电子档案的利用可

采取交互式④可进行电子档案的信息加工。

四、论述

如何保管电子档案？

答：㈠电子档案载体的物理保护：电子文件载体多为磁带、磁盘

和光盘，极易受到各种内外因破坏，使其寿命缩短或使信息破坏，因

此必须首先对载持信息的载体进行科学管理与保护，以确保承载信息

的安全。

1、严格控制温湿度。保存电子档案的库房温度为15-27℃，相对

湿度为40-60%，最佳环境温度为18℃，相对湿度为40%。

2、净化外部环境。减少空气灰尘含量及有害气体，保持通风，防

止强光照射，清除积尘等。

3、防磁防震。电子文件保存与使用时，一定要远离磁场，库房最

好建有抗磁性的围护结构，设备要放置平稳。

4、正确排放与使用，减少机械损伤。载体应直立排放，避免挤压、

折叠或弯曲。

5、定期进行检测与拷贝。先检测外观有无损坏或变形，是否清洁，

然后进行逻辑检测，发现问题及时补救。定期拷贝一般每隔10年一次。

㈡电子档案信息的安全维护：电子文件自身的特性决定了其信息

安全问题的复杂性与重要性。在网络环境中，信息安全问题更加突出。

要确保电子档案信息安全，还应采取一系列技术手段。

1、采取备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。

2、加密技术。

3、访问控制。

4、防治病毒。

5、安装补丁程序。

第二篇：档案信息化管理制度

档案信息化管理制度

第一章电子文件归档与管理制度

第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归

档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和

国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本

单位实际，特制定本办法。

第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内

部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、

磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上

传输的文件。

第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文

件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对

电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计

算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本