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企业档案审核报告范本

一、报告基本信息

项目

内容

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**报告编号**

[自行编制，如：QYS-档案审核-年份-序号]

**审核日期**

YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日

**报告日期**

YYYY年MM月DD日

**审核对象**

[企业全称]

**审核目的**

为确保[企业全称]（以下简称“该企业”）档案管理工作的规范性、完整性、准确性及安全性，客观评估其档案在形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各环节的管理状况，发现存在的问题并提出改进建议，以提升企业档案管理水平，保障企业信息资源的有效利用与合规管理。

**审核范围**

本次审核范围包括该企业自成立以来至审核基准日止，在生产经营、行政管理、人力资源、财务审计、项目管理、合同管理等主要业务活动中形成的各类档案。具体涉及档案的管理制度建设、人员配置与职责、档案库房及设施设备、档案信息化建设、档案实体与信息的完整性、准确性、系统性、安全性以及档案的开发利用等方面。

**审核依据**

1.《中华人民共和国档案法》及其实施办法

2.[相关行业档案管理规定或标准]

3.《[企业全称]档案管理制度》（[制度编号，如适用]）

4.国家及地方其他相关法律法规与标准

**审核方法**

本次审核主要采用文件审阅、现场检查、人员访谈、抽样验证等方法进行。

二、审核概况与发现

（一）审核概况

审核组于[审核起始日期]至[审核结束日期]期间，依据审核计划对该企业档案管理工作进行了系统性审核。审核组与企业档案管理部门负责人及相关岗位人员进行了访谈，查阅了《[企业全称]档案管理制度》等相关文件，实地检查了档案库房的环境、设施及档案存放状况，并随机抽取了[如：文书档案、会计档案、项目档案等]共计[少量数字，如：数十]卷（件）档案进行了详细检查。总体而言，该企业对档案管理工作有一定的重视，基本能够按照相关规定开展档案管理活动，但在细节管理和规范化程度上仍有提升空间。

（二）主要审核发现

1.档案管理体系建设

*符合项：

*该企业已制定了《[企业全称]档案管理制度》，对档案的分类、归档、保管、利用等环节做出了相应规定，为档案管理工作提供了初步依据。

*档案管理部门配备了专职/兼职档案管理人员，负责日常档案管理事务。

*存在问题：

*制度细化不足：现行档案管理制度部分条款较为原则性，缺乏针对不同类型档案（如电子档案、特殊载体档案）的具体操作细则和管理规范，导致实际操作中可能出现理解偏差或执行不一致的情况。

*制度更新不及时：部分引用的外部法规标准已发生更新，但企业内部档案管理制度未能及时同步修订，存在一定的合规风险。

*岗位职责不够清晰：档案管理人员及各部门兼职档案员的岗位职责描述不够详尽，对档案形成、移交等环节的责任界定不够明确，易出现推诿现象。

2.档案的形成与收集

*符合项：

*大部分业务部门能够将日常工作中形成的主要文件材料进行初步整理并向档案管理部门移交。

*存在问题：

*归档范围不够全面：审核发现，部分业务活动中产生的具有保存价值的过程性文件、重要会议纪要、非正式但关键的沟通记录等未能完全纳入归档范围，存在档案材料收集不全的情况。

*归档及时性不足：部分应归档文件材料未能在规定时限内移交至档案管理部门，存在拖延现象，影响了档案的完整性和系统性。例如，[可举例说明，如：某项目已结束数月，但其部分验收材料仍未归档]。

3.档案的整理与编目

*符合项：

*档案基本按照年度-机构/问题进行分类，案卷装订较为整齐。

*存在问题：

*分类不够科学：部分档案分类逻辑不够清晰，存在交叉或归类不当的现象，影响了档案的检索效率。例如，[可举例说明，如：某类合同档案与项目档案的界限不够明确]。

*著录不规范：档案著录项（如题名、责任者、日期、文号等）存在填写不完整、不准确或不规范的情况，部分案卷缺少必要的备考表说明。

*档号编制存在瑕疵：档号编制规则在实际执行中存在不统一的情况，个别案卷档号存在重复或编制错误。

4.档案的保管与防护

*符合项：

*档案库房基本具备防火、防潮、防虫等基本条件，配备了[如：灭火器、除湿机等]设备。

*存在问题：

*库房温湿度控制：档案库房未配备自动温湿度调控设备及连续监测记录装置，温湿度管理主要依赖人工巡检和简单设备，难以确保库房环境长期稳定在最佳范围。

*档案存放密集架/柜：部分档案柜老旧，或档案存放过于拥挤，不利于档案的安全保管和存取。

*特殊载体档案管理：对于