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应急采购报销审核制度

一、应急采购报销审核制度

应急采购报销审核制度旨在规范应急采购过程中的费用报销行为，确保采购活动的合法性、合规性和效率性，同时控制采购成本，防范财务风险。该制度适用于企业内部所有涉及应急采购的部门和人员，包括但不限于采购部、财务部、使用部门等。应急采购是指因突发事件或紧急情况，需要迅速采购物资或服务，以满足生产经营或业务活动的需要。突发事件包括自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等。

应急采购的报销审核流程应遵循以下原则：一是合法性原则，即采购活动必须符合国家法律法规和企业内部规章制度；二是合规性原则，即采购流程和费用标准必须符合企业内部规定；三是效率性原则，即采购活动应在保证质量的前提下，尽可能缩短采购周期；四是成本控制原则，即采购费用应在合理范围内，避免浪费和过度支出；五是责任追究原则，即对违反制度的行为进行责任追究。

应急采购的报销审核流程分为以下几个环节：一是采购申请，使用部门在发生突发事件时，应立即向采购部提交采购申请，并附上相关证明材料，如事件报告、物资需求清单等；二是采购审批，采购部对采购申请进行审核，并按照企业内部采购审批权限进行审批；三是采购实施，采购部在获得审批后，应尽快组织实施采购活动，并确保采购物资或服务的质量和数量；四是报销申请，采购部在采购完成后，应向财务部提交报销申请，并附上相关凭证，如采购合同、发票、验收单等；五是报销审核，财务部对报销申请进行审核，并按照企业内部报销审批权限进行审批；六是报销支付，财务部在获得审批后，应及时支付采购费用。

在应急采购报销审核过程中，应重点关注以下几个方面：一是采购申请的合理性，即采购物资或服务是否与突发事件的需求相匹配；二是采购价格的合理性，即采购价格是否在市场合理范围内；三是采购流程的合规性，即采购流程是否符合企业内部规定；四是报销凭证的完整性，即报销申请是否附上所有必要的凭证；五是报销审批的合规性，即报销审批是否符合企业内部审批权限。

为了确保应急采购报销审核制度的有效实施，企业应建立以下配套措施：一是建立应急采购审批权限制度，明确不同级别人员的审批权限和责任；二是建立应急采购价格管理制度，制定市场参考价格，并定期更新；三是建立应急采购合同管理制度，规范合同签订和履行流程；四是建立应急采购验收制度，确保采购物资或服务的质量和数量；五是建立应急采购报销审核制度，明确报销审核标准和流程；六是建立应急采购信息化管理平台，实现采购信息的实时监控和共享。

企业还应定期对应急采购报销审核制度进行评估和改进，以适应不断变化的内外部环境。评估内容包括制度的合理性、合规性、效率性和成本控制效果等。评估结果应作为制度改进的重要依据，企业应根据评估结果及时调整和完善制度内容，以提高制度的实用性和可操作性。此外，企业还应加强对员工的培训和教育，提高员工对应急采购报销审核制度的认识和执行能力，以确保制度的有效实施。

二、应急采购申请与审批管理

应急采购申请是企业启动应急采购流程的第一步，也是确保采购活动合法合规的关键环节。企业应建立一套规范的应急采购申请流程，明确申请条件、申请材料、申请流程和申请时限，以确保应急采购活动的及时性和有效性。

（一）应急采购申请条件

应急采购申请应基于突发事件的发生，且采购的物资或服务必须与突发事件的需求相匹配。突发事件包括但不限于自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等。企业应根据突发事件的性质和规模，确定是否需要启动应急采购流程。

在自然灾害中，应急采购可能涉及抢险救灾物资的采购，如帐篷、食品、饮用水、药品等。事故灾难中，应急采购可能涉及事故救援物资的采购，如救援设备、消防器材、防护用品等。公共卫生事件中，应急采购可能涉及医疗物资的采购，如口罩、消毒液、医疗设备等。社会安全事件中，应急采购可能涉及维护社会秩序的物资采购，如警用装备、安保设备等。

企业应建立应急采购目录，明确应急采购的物资或服务种类，以便在使用部门提交采购申请时，能够快速准确地确定采购需求。应急采购目录应根据企业实际情况和突发事件的特点，定期更新和调整。

（二）应急采购申请材料

应急采购申请应提交以下材料：一是事件报告，详细描述突发事件的发生时间、地点、原因、影响等信息；二是物资需求清单，列出所需采购的物资种类、数量、规格等信息；三是市场情况说明，简要介绍市场供应情况，包括供应商数量、价格水平等；四是预算说明，明确采购预算的来源和使用计划。

事件报告应真实、准确、完整，并附上相关证据，如照片、视频、新闻报道等。物资需求清单应详细、具体，并符合实际需求，避免重复采购和浪费。市场情况说明应客观、公正，并基于实际调查，为企业选择供应商和确定采购价格提供参考。预算说明应清晰、合理，并符合企业财务管理制度。

（三）应急采购申请流程

应急采购申请流程应简洁、