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档案管理制度及电子档案使用规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本单位各部门及全体员工在各项工作中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等管理活动。电子档案的管理与使用除遵守本制度外，还应符合本规范中关于电子档案的特定要求。

第三条定义

本制度所称档案，是指本单位在各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。电子档案是指通过计算机等电子设备形成、传输、存储的档案。

第四条基本原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、依法利用的原则。电子档案管理应遵循真实性、完整性、可用性和安全性的原则。

第二章管理机构与职责

第五条管理机构

本单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。办公室（或指定专门部门，下同）为档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案管理工作。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门日常档案的收集、整理和移交工作。

第六条职责分工

1.办公室：负责制定和完善档案管理制度及相关细则；组织档案业务培训；接收、整理、保管和提供利用本单位的永久和长期保管档案；指导和检查各部门档案工作；负责档案的鉴定和销毁工作；监督电子档案管理系统的运行和维护。

2.各部门：负责本部门工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理、规范组卷，并按规定时限向办公室移交；协助办公室做好档案利用和鉴定工作。

3.档案管理员：忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识，负责档案的日常管理和具体操作。

第三章文件材料的形成与归档

第七条归档范围

本单位在各项工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，包括但不限于：

1.上级机关颁发的与本单位相关的需贯彻执行的文件材料；

2.本单位发布的各类正式文件、会议纪要、工作计划、总结、报告、统计报表等；

3.本单位在业务活动中形成的合同、协议、调研材料、项目资料、技术文档等；

4.本单位干部人事、财务、资产等管理工作中形成的文件材料；

5.其他具有保存价值的文件材料（含电子文件）。

第八条归档要求

1.及时性：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时整理归档，年度性文件应在次年第一季度内归档。

2.真实性与完整性：归档的文件材料必须真实反映工作实际，做到内容完整、手续齐全。

3.规范性：归档文件材料应按照规定的格式、份数（一般为原件一份）进行整理，字迹清晰，符合长期保存要求。电子文件应确保其元数据的完整和准确。

第四章档案的整理与保管

第九条档案整理

1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.纸质档案整理包括分类、编号、排列、编目、装订、装盒等环节，具体方法参照国家档案整理规范执行。

3.电子档案整理应按照电子档案管理系统的要求进行，确保其组织有序，便于检索。

第十条档案保管

1.档案保管应具备适宜的库房条件，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。

2.档案库房应配备必要的温湿度调控设备、消防器材和安全防范设施。

3.建立档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。

4.电子档案应存储在符合安全标准的服务器或存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。

第五章档案的利用与销毁

第十一条档案利用

1.本单位员工因工作需要查阅档案，须经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅涉密档案或重要档案，须经单位分管领导批准。

2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经本单位相关负责人批准。

3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。

4.档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。

第十二条档案销毁

1.对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，由档案管理部门会同相关业务部门进行鉴定，提出销毁意见，报单位领导批准后，方可销毁。

2.档案销毁前应编制销毁清册，销毁时应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。

第六章保密与安全

第十三条保密要求

档案管理人员和查阅利用档案人员必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。涉密档案的管理应按照国家有关涉密载体管理规定执行。

第十四条安全保障

1.建立健全档案安全保密制度，定期进行