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煤矿会议室制度

一、煤矿会议室制度

煤矿会议室作为矿井日常管理、会议决策、信息交流的重要场所，其规范化的管理制度对于提升矿井管理效率、保障矿井安全生产具有重要意义。为确保会议室的合理使用、高效运行和维护安全，特制定本制度。

（一）会议室使用范围

1.煤矿会议室主要用于矿井行政办公会议、安全生产会议、技术研讨会议、职工培训会议以及其他涉及矿井安全生产、经营管理的会议。

2.会议室不得用于与矿井生产经营无关的活动，如私人聚会、娱乐活动等。

3.会议室的使用应遵循公平、公正、高效的原则，确保各类会议能够有序进行。

（二）会议室使用申请

1.各部门、各单位需使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》，注明使用时间、使用人数、会议主题、所需设备等信息。

2.《会议室使用申请表》需经部门负责人签字同意，并报至矿井办公室备案。

3.办公室根据会议室使用申请表，合理安排会议室使用时间，避免冲突。

（三）会议室使用规范

1.使用会议室的部门或单位应提前15分钟到达会议室，做好会议准备工作。

2.会议期间，应保持会议室安静，不得大声喧哗、吵闹，确保会议顺利进行。

3.使用会议室时，应爱护室内设施，不得损坏、挪用或私自拆卸设备。

4.会议结束后，使用部门或单位应将会议室清理干净，关闭灯光、空调等设备，确保安全。

（四）会议室设备管理

1.会议室内的设备包括投影仪、音响、麦克风、视频会议系统等，由矿井办公室负责日常维护和管理。

2.使用部门或单位应妥善使用会议室设备，如发现设备故障，应及时报至办公室进行处理。

3.严禁私自拆卸、改装会议室设备，如需对设备进行维修或升级，应经矿井办公室批准。

（五）会议室安全管理制度

1.会议室应保持通风良好，定期进行清洁消毒，确保室内空气质量符合卫生标准。

2.会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、应急照明灯等，并定期进行检查和维护。

3.会议期间，应保持通道畅通，不得堆放杂物，确保人员疏散通道畅通无阻。

4.会议室应制定应急预案，如发生火灾、地震等突发事件，应按照应急预案进行处置。

（六）会议室使用监督

1.矿井办公室应定期对会议室使用情况进行监督检查，确保本制度得到有效执行。

2.对违反本制度的行为，应予以通报批评，并视情节轻重给予相应处理。

3.鼓励职工积极参与会议室管理，对提出合理化建议的职工，应给予表彰和奖励。

二、会议室会议秩序管理

（一）会议签到与准备

1.参会人员应按照会议通知要求，准时到达会议室。会议开始前10分钟，由会议组织者或指定人员负责签到，确保参会人员信息准确。

2.签到后，参会人员应自觉就座，将个人物品放置在指定位置，保持桌面整洁。会议组织者应提前检查会议室设施，确保投影仪、音响等设备正常运行。

3.如需使用多媒体设备，参会人员应提前与会议组织者沟通，确保设备调试到位。会议期间，如遇设备故障，应立即报修，不得擅自处理。

（二）会议纪律要求

1.会议期间，参会人员应保持安静，不得随意走动、交谈或发出噪音。手机应调至静音或振动模式，不得接听电话或发送信息。

2.参会人员应专注会议内容，积极参与讨论，不得从事与会议无关的活动。如需记录会议内容，应使用笔和笔记本，不得使用电子设备拍照或录音。

3.会议发言应遵循先礼后兵的原则，发言内容应简明扼要，围绕会议主题，避免冗长或离题。发言时应举手示意，待主持人允许后方可发言。

（三）会议文件管理

1.会议文件应提前准备，并分发给参会人员。会议期间，参会人员应妥善保管文件，不得随意涂改、撕毁或丢失。

2.如需分发纸质文件，会议组织者应提前统计参会人员数量，确保文件数量充足。会议结束后，多余文件应回收或归档，不得随意丢弃。

3.电子文件应通过电子邮件或内部网络系统进行传输，确保文件安全。参会人员应妥善保存电子文件，不得随意删除或修改。

（四）会议时间管理

1.会议组织者应提前制定会议议程，并明确各环节时间安排。会议开始前，应向参会人员发布会议议程，确保参会人员了解会议流程。

2.会议期间，主持人应严格控制会议时间，确保各环节按计划进行。如遇特殊情况需延长会议时间，应提前与参会人员沟通，并报备矿井办公室。

3.参会人员应遵守会议时间安排，不得迟到、早退或随意延长发言时间。如确有特殊情况需提前离开，应向主持人请假，并确保不影响会议进行。

（五）会议记录与整理

1.会议记录员应认真记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容等。会议记录应准确、完整，不得遗漏重要信息。

2.会议结束后，会议记录员应整理会议记录，并分发给参会人员。参会人员应仔细阅读会议记录，如有疑问或遗漏，应及时反馈会议记录员。

3.会议记录应存档备查，作为矿井管理的重要依据。会议记录员应定期对会议记录进行汇总分析