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青岛华世洁环保科技有限公司管理程序文件档案管理制度

第一章总则

1.1目的

为统一青岛华世洁环保科技有限公司（以下简称“公司”）档案管理行为，确保档案完整、真实、可用、安全，支撑研发、生产、销售、售后、合规、审计、知识产权、项目申报及持续改进活动，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司范围内所有纸质、电子、声像、实物及其他载体形式的档案，包括但不限于行政、人事、财务、采购、研发、设计、工艺、设备、项目、合同、质量、环境、职业健康安全、能源、知识产权、客户、供应商、外协、培训、审核、认证、诉讼、纠纷、舆情、大事记、荣誉、实物样品、废旧版本等。

1.3管理原则

（1）来源唯一：谁形成、谁负责、谁立卷；

（2）全程控制：从生成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁到统计，实行PDCA闭环；

（3）标准先行：严格执行国家、行业、地方及公司技术标准，确保格式、编码、元数据、版式、签章、水印、存储介质、加密算法、备份策略、迁移方案、长期可读性、防篡改、防泄漏、防灾害一致性；

（4）分级授权：按密级、业务敏感度、知识产权属性、个人隐私、国家安全等级，实行“最小够用”权限；

（5）双轨并存：纸质与电子并重，互为印证，优先电子；

（6）常态审计：档案部门牵头，联合内控、法务、IT、质量、EHS、财务、知识产权、审计、纪检，每季度滚动审查，发现问题立即整改并追溯；

（7）持续改进：每年管理评审输入档案KPI，输出改进项，纳入公司级《持续改进清单》。

第二章组织与职责

2.1档案管理委员会

主任由分管运营副总裁兼任，成员含档案部、行政中心、人力资源中心、财务中心、研发中心、制造中心、项目中心、质量中心、EHS中心、信息中心、法务中心、审计部、知识产权部、客服中心、供应链中心、销售中心、售后中心、各事业部及异地分支机构负责人。职责：审批档案战略、年度预算、重大系统上线、库房建设、异地灾备、销毁清单、应急预案、绩效考核、奖惩。

2.2档案部

公司一级职能部门，归口管理全宗档案，设档案管理岗、系统运维岗、数字化加工岗、保管利用岗、鉴定销毁岗、统计编研岗、安全保密岗、培训督导岗。职责：制度起草、标准解释、编码赋码、系统配置、库房管理、数字化、备份、灾备、权限、审计、统计、编研、培训、考核、外包监管、法律纠纷证据支持。

2.3文件形成部门

指具体产生文件的部门或项目组。职责：指定兼职档案员；按《文件材料归档范围与保管期限表》及时收集、整理、立卷、著录、移交；对文件真实性、完整性、可用性负终身责任；配合档案部完成补录、整改、鉴定、销毁、审计、利用、编研。

2.4信息中心

负责服务器、存储、虚拟带库、对象存储、加密、防病毒、堡垒机、日志、补丁、漏洞、容灾、云资源、低代码平台、RPA、灾备演练、数据出境合规、等级保护、密码测评、电子签章、时间戳、区块链存证、长期保存格式迁移、报废介质消磁。

2.5法务中心

负责合同、诉讼、仲裁、调解、知识产权、合规、反垄断、出口管制、数据跨境、隐私、商业秘密、竞业限制、投融资、并购、尽职调查、重大决策、法律意见书、律师函、授权书、公证、认证、证据固定、外部律师库、外部审计机构、监管沟通函件、行政处罚、听证、行政复议、行政诉讼、刑事报案、举报、whistle-blowing档案的密级、保存期限、利用审批、出证、出庭、举证、质证、保密协议、销毁豁免。

2.6审计部

负责年度档案专项审计、离任审计、项目后评价、内控测试、反舞弊、反洗钱、关联交易、资金占用、违规担保、重大投资、重大采购、重大销售、政府补助、税收优惠、出口退税、研发费用加计扣除、高新技术、专精特新、小巨人、绿色工厂、清洁生产、碳排放、ESG、社会责任、供应链尽责、合规管理体系、ISO37001、ISO37301、ISO27001、ISO27701、ISO9001、ISO14001、ISO45001、ISO50001、IATF16949、ISO13485、AS9100、TL9000、ISO28000、ISO22000、HACCP、FSSC22000、BRC、SQF、IFS、GFSI、SEDEX、BSCI、RBA、RSCI、SA8000、WRAP、ICTI、C-TPAT、AEO、GSV、SCS、CSC9000T、Higg、ZDHC、Bluesign、OEKO-TEX、GRS、RCS、GOTS、OCS、BCI、CmiA、CottonLEADS、LWG、PEFC、FSC、CFCC、SFI、ATFS、MTCC、SVLK、EUTR、UKTR、LaceyAct、REACH、RoHS、WEEE、ELV、CP65、POPs、TSCA、HF、PFAS、BPA、Phthalates、AZO、DMF、AP、APEO、PF