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2026年服务机器人公司安全管控报告出库审核与发放制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司服务机器人安全管控报告的出库审核与发放全流程管理，建立标准化、规范化、保密化的报告流转体系，防范报告泄露、错发、丢失、篡改等风险，保障公司安全管控数据安全与知识产权合规，提升报告流转效率与使用规范性，结合《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业档案管理规定》及公司安全管理、文档管理、保密管理相关规定，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有服务机器人安全管控报告的出库审核与发放管理活动，覆盖安全管理部、研发部、生产部、运维部、行政部、市场部等所有涉及报告申领、审核、发放、使用的部门，包含研发安全测试报告、生产安全质检报告、运维安全巡检报告、应急安全处置报告、合规安全审计报告等全类型安全管控报告，涉及报告申领、审核、出库、发放、回收、归档等全流程环节。

第三条核心管理原则

保密优先原则：涉密安全管控报告需按保密等级分级管理，出库审核与发放全程需验证申领人权限，严禁向无权限人员发放涉密报告；

审核留痕原则：报告出库审核需建立书面审核记录，明确审核人、审核时间、审核意见，发放过程需记录发放对象、发放份数、领取时间，确保全流程可追溯；

精准发放原则：按“按需申领、精准匹配”要求发放报告，严禁超范围、超份数发放，非业务相关部门不得申领无关安全管控报告；

闭环管理原则：发放后的报告需明确使用期限，到期未归还的需督促回收，作废/过期报告需按流程销毁，形成“申领-发放-使用-回收/销毁”闭环；

合规使用原则：领取报告的人员需严格按业务用途使用，严禁私自复制、传播、篡改报告内容，严禁将报告用于商业牟利或泄露给外部单位/个人。

第四条职责分工

安全管理部：作为安全管控报告管理的核心责任部门，负责报告分类分级、出库审核标准制定、发放权限审批、报告使用监督、保密管控等工作；

行政部（档案管理岗）：负责安全管控报告的集中归档、出库登记、发放执行、回收保管、销毁处理，建立报告流转台账，确保账实相符；

研发部：负责研发类安全管控报告的申领提报、使用登记、到期归还，配合安全管理部核查研发报告使用合规性；

生产部：负责生产类安全管控报告的申领提报、现场使用管理、涉密报告保管，确保生产环节报告不泄露、不丢失；

运维部：负责运维类安全管控报告的申领提报、上门服务时的报告携带管理，使用后及时归还至档案管理岗；

各部门负责人：审核本部门报告申领申请的真实性、必要性，监督本部门人员报告使用合规性，及时制止违规使用行为；

报告领取人：按审批权限领取报告，妥善保管报告内容，按规定用途使用，到期按时归还，承担报告使用期间的保密责任。

第二章安全管控报告分类与标识

第五条报告分类标准

按业务类型分类：研发安全测试报告（含算法安全测试、硬件安全防护测试、合规认证测试等报告）、生产安全质检报告（含批次质检、设备安全、流程合规等报告）、运维安全巡检报告（含现场巡检、故障排查、安全整改等报告）、应急安全处置报告（含事故处置、应急演练、风险评估等报告）、合规安全审计报告（含第三方审计、内部自查、法规符合性等报告）；

按保密等级分类：绝密级报告（含核心算法安全数据、客户核心隐私、公司重大安全风险等内容）、机密级报告（含产品安全缺陷、未公开的安全整改方案等内容）、秘密级报告（含常规安全巡检数据、非核心生产安全记录等内容）、非密级报告（含公开可公示的安全合规说明、通用安全培训报告等内容）；

按使用范围分类：内部使用报告（仅限公司内部各部门业务使用）、对外提供报告（仅可向合作方/监管部门按规定提供的非涉密报告）、临时使用报告（仅用于单次应急处置/专项检查的一次性报告）。

第六条报告标识规范

物理标识：所有安全管控报告需统一粘贴标识标签，注明报告名称、业务类型、保密等级、编号、归档日期，涉密报告需额外粘贴保密警示标识（如“绝密★10年”“机密★5年”）；

电子标识（如有电子档）：电子类安全管控报告需添加水印（含报告编号、领取人姓名），设置打开密码，限制复制/打印权限，涉密电子报告需存储至加密服务器；

版本标识：报告需注明版本号、生效日期、作废日期，新版报告发放后，旧版报告需统一回收销毁，严禁新旧版本混用。

第三章报告出库审核流程

第七条申领提报

提报要求：申领人需填写《安全管控报告出库申领表》，注明申领报告名称、业务类型、保密等级、申领份数、使用用途、使用期限、领取方式（现场领取/电子传输），附业务相关证明材料（如生产批次单、运维服务单）；

部门审核：申领表需先经本部门负责人签字审核，审核内容包括申领报告与业务的关联性、使用期限的合理性，非涉密报告可由部门负责人直接审核，涉密报告需额外提交安全管理部审核；

提报时限：常规申领需提前2个工作日提报，应急申领（如突发安全事故处置）可