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个人信息共享管理制度

一、适用范围与定义

本制度适用于公司（以下简称“本机构”）在开展业务活动过程中，向第三方共享个人信息的全流程管理。本制度所指“个人信息”遵循《中华人民共和国个人信息保护法》（以下简称《个保法》）定义，包括以电子或其他方式记录的与已识别或可识别的自然人有关的各种信息，如姓名、身份证号、联系方式、住址、账号信息、交易记录、消费偏好、设备信息等，但不包括匿名化处理后无法识别特定自然人且不能复原的信息。

“个人信息共享”指本机构将收集的个人信息提供给本机构以外的其他组织或个人的行为，包括但不限于：向合作服务商提供用户信息以完成订单配送、向数据分析机构提供用户行为数据以优化服务、向金融机构提供用户身份信息以完成风险评估等场景。

二、个人信息共享管理原则

（一）合法性原则

个人信息共享必须基于明确、合法、正当的目的，且符合法律法规要求及本机构与用户的约定。共享前需确认以下条件全部满足：

1.共享目的已在隐私政策中向用户明确告知，且与本机构收集个人信息时声明的目的具有直接关联性；

2.共享行为不违反法律法规对个人信息处理的禁止性规定（如《个保法》第二十三条关于向第三方提供个人信息的特殊要求）；

3.共享对象具备必要的数据处理能力与安全保障措施，能够履行个人信息保护义务。

（二）最小必要原则

共享的个人信息类型、范围、数量应严格限定于实现合作目的所需的最小范围，禁止共享与合作目的无关的个人信息。具体要求如下：

-数据类型：仅共享完成合作事项必需的信息（如物流配送仅需姓名、电话、地址；金融风控仅需身份信息、信用记录）；

-数据数量：按“最小够用”标准提供，避免提供批量冗余数据（如合作方需验证500名用户身份时，仅提供该500人的必要信息，而非全量用户数据）；

-数据精度：优先提供低精度数据（如仅需用户所在城市时，不提供具体街道地址）。

（三）透明性原则

本机构需以清晰、易懂的方式向用户告知个人信息共享的以下内容，并在用户明确授权后实施共享：

-共享第三方的名称或类型（如“物流服务商”“客服系统供应商”）；

-共享个人信息的类型（如“姓名、联系电话、收货地址”）；

-共享目的（如“完成订单配送服务”）；

-第三方对个人信息的使用方式（如“仅用于配送环节联系用户”）；

-用户撤回授权的方式与后果（如“可通过‘账户设置-隐私管理’关闭该授权，可能导致无法使用相关服务”）。

告知方式应显著、易访问（如在隐私政策中单列“个人信息共享”章节，或通过弹窗、站内信等方式主动提示），避免使用模糊或误导性表述（如“可能共享给合作方”需明确具体场景）。

（四）用户授权原则

个人信息共享需以用户明确同意为前提，法律、行政法规规定不需同意的情形（如为履行法定职责或法定义务所必需）除外。授权需满足以下要求：

-授权形式：优先采用书面（含电子书面）形式，确保用户可自主选择是否同意（如勾选框、单独确认按钮）；

-授权范围：用户授权需与共享目的严格对应，禁止“一揽子授权”（如不得要求用户一次性同意所有可能的共享场景）；

-授权有效性：授权记录需完整保存（包括授权时间、授权方式、授权内容），保存期限自共享行为终止后不少于三年。

用户撤回授权后，本机构需在15个工作日内停止向第三方共享相关个人信息，并要求第三方删除已接收的对应数据（法律另有规定或双方另有约定保留期限的除外）。

三、个人信息共享全流程管理

（一）共享需求发起与内部审核

1.需求发起：业务部门需发起共享需求时，应填写《个人信息共享审批表》，内容包括：

-合作背景（如“与XX物流商合作开展全国配送服务”）；

-共享目的（如“提供用户收货信息以完成订单配送”）；

-共享数据类型（如“姓名、电话、收货地址”）；

-共享对象基本信息（如第三方名称、资质证明、数据安全能力证明）；

-共享期限（如“202X年X月X日至202X年X月X日”）；

-数据使用限制（如“仅限配送环节使用，禁止用于营销或转共享”）。

2.合规审查：共享需求需经合规部门、数据安全部门联合审核，重点审查以下内容：

-合法性：是否符合《个保法》《数据安全法》及本机构隐私政策；

-必要性：共享数据是否为实现合作目的必需，是否符合最小必要原则；

-安全性：第三方是否具备相应的数据安全保护能力（如通过ISO27001认证、完成本机构安全评估）；

-透明性：用户告知内容是否完整、明确，授权方式是否合规。

审核未通过的，需退回业务部门补充材料或调整方案