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机关档案管理制度

第一章总则

为规范机关档案管理工作，提升档案资源管理效能，保障档案完整、准确、安全与有效利用，服务机关各项工作开展，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本机关实际，制定本制度。本制度所称档案，是指机关在履行职责过程中形成的，对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文书、专业、声像、电子及实物等不同载体档案。

第二章管理体制与职责

第一条管理架构

机关档案工作实行集中统一管理，由办公室统筹负责，各业务部门协同配合，档案室具体实施日常管理。办公室主任为档案工作第一责任人，分管档案工作的副主任为直接责任人，各部门负责人为本部门档案工作第一责任人，明确1名兼职档案员（需具备档案业务知识，定期参加培训）负责本部门档案收集、整理及移交。

第二条档案室职责

1.贯彻执行国家及上级档案管理法律法规，制定本、业务规范及操作流程；

2.指导、监督各部门档案收集、整理、移交工作，组织档案集中保管与信息化管理；

3.负责档案鉴定、销毁、统计及利用服务，编制档案检索工具和参考资料；

4.统筹档案安全管理，保障档案实体与信息安全；

5.组织档案业务培训，提升专（兼）职档案员专业能力；

6.完成上级档案管理部门及机关领导交办的其他档案工作。

第三条部门与人员职责

各业务部门需将档案工作纳入本部门年度工作计划，确保档案形成与业务工作同步部署、同步实施、同步验收。兼职档案员具体职责包括：

1.负责本部门各类文件材料的收集、整理、登记与临时保管；

2.按规定时限向档案室移交归档文件，确保移交档案完整、准确、规范；

3.配合档案室开展档案业务指导与检查，落实整改要求；

4.协助本部门人员办理档案查阅、复制等利用手续。

第三章档案收集与归档

第四条收集范围

机关档案收集范围涵盖以下类别，具体以本机关制定的《文件材料归档范围和保管期限表》为准：

1.文书档案：上级机关制发的与本机关职责相关的指导性、法规性文件；本机关制发的请示、报告、决定、命令、通知、会议记录、纪要等文件材料；同级及下级机关报送的重要文件材料。

2.专业档案：根据机关职能产生的专门业务档案，如行政执法档案（处罚决定书、调查笔录、证据材料）、人事档案（干部任免、考核、培训材料）、财务档案（会计凭证、账簿、报表）、项目档案（立项审批、招投标、验收报告）等。

3.声像档案：机关重大活动、会议、调研中形成的照片（含原图）、录音、录像等材料，需附文字说明（时间、地点、事由、主要人物、拍摄者）。

4.电子档案：通过办公自动化系统（OA）、业务系统生成的电子文件，包括文本、图表、数据等，需同时收集元数据（如文件格式、创建时间、责任人）及背景信息（如修改痕迹、审批流程）。

5.实物档案：机关获得的奖牌、证书、奖杯、纪念品等具有保存价值的实物，需附文字说明（来源、时间、事由）。

第五条收集要求

1.完整性：归档文件材料需齐全完整，签署、盖章等手续完备；照片、录音、录像需保留原始载体（如相机存储卡、录音笔文件）；电子文件需与纸质文件内容一致（特殊情形单套制归档的电子文件除外）。

2.准确性：文件材料内容需真实反映机关职能活动，数据、时间、责任人等信息准确无误；会议记录需包含参会人员、讨论要点、决议事项，经会议主持人签字确认；合同类文件需包含正本、副本及补充协议。

3.及时性：文书档案应于次年3月底前完成归档；专业档案按业务周期归档（如项目档案在项目验收后3个月内归档，会计档案在会计年度终了后可暂由财务部门保管1年，期满后移交档案室）；声像档案在活动结束后5个工作日内移交；电子文件实时或定期（每月）向档案管理系统归档。

第六条归档流程

1.部门兼职档案员按归档范围整理文件材料，填写《归档文件移交清单》（含文件题名、文号、时间、页数、载体形式等信息），经部门负责人审核签字后，向档案室移交。

2.档案室接收时需逐项核对移交清单与档案实体，检查文件完整性、规范性及载体质量（如纸质文件无破损、电子文件无病毒），验收合格后双方签字确认，移交清单一式两份，部门与档案室各留存1份。

3.对不符合归档要求的文件材料，档案室应出具《档案移交整改通知书》，注明问题及整改期限（一般不超过10个工作日），整改完成后重新移交。

第四章档案整理与保管

第七条整理规范

1.分类与编号：档案分类采用“年度—机构（问题）—保管期限”三级分类法（如：2024年办公室永久卷、2024年业务一科30年卷）；档号结构为“全宗号—年度—保管期限代码—机构代码—件号”（例：Z001-2024-Y-0