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资质证书管理办法

1、目的

根据公司业务发展的需要，为了进一步完善和加强公司的资质证书管理工作，更好地支

持各项业务的开展，特制定本管理办法。

2、适用范围

本管理办法适用于本公司下属各分公司、子公司、各职能部、各事业部。

3、定义

本管理办法所称的资质证书是指在政府机构、事业单位、社团机构等部门申请并取得的

各项资格和证照。包括但不限于资信资质、业务资质、产品资质及认证、管理体系认证及证

书、荣誉/奖项证书、知识产权证书、服务类认证及证书、解决方案认证及证书、合作伙伴

认证、行政许可及认证、人员资质证书等。

4、职责划分

4.1资质管理部是公司资质证书的归口管理部门，全面负责公司资质证书的保管和借用工

作，有责任确保所管资质证书的有效性、完整性和可连续使用性，为业务发展提供支持。

4.2产品认证管理部是公司产品资质的主要办理部门，负责公司产品资质的办理和更新工

作，原则上公司的所有产品资质都由研发管理部申请办理，并维护更新。如果业务部门遇到

特殊情况需要自行办理产品资质，应及时告知资质管理部及产品认证管理部，由产品认证管

理部配合办理。产品资质办理过程中的产品检测报告，由产品认证管理部参照本管理办法自

行管理。

4.4质量管理部负责申办、维护公司的质量管理体系证书。

4.5市场部取得的各类奖项证照，由市场部参照本管理办法自行管理。

4.6各业务部门可根据各自业务需要向资质管理部提出资质证书的申办需求，或者由业

务部门自行申办，但必须保证所提需求的实用性和必要性。

4.7个人自行取得的与公司业务相关的资质证书，应在入职时提交人力资源部和资质管

理部备案。由公司统一组织培训并取得的人员资质证书，由资质管理部统一保管或授权相关

业务部门管理。

5、资质的办理与更新

5.1申办部门办理取得新资质后，应及时将资质原件交资质管理部备案登记并保存，属于

本办法规定的自行管理的资质由相应管理部门登记保存。

5.2申办部门在资质有效期届满前，如需要延长有效期，应主动向相关机构申请更新。更

新完毕后交资质管理部备案并保存，旧资质同时作废。

5.3资质管理部在资质有效期届满前有义务提醒申办部门及时更新资质。

6、资质的保管与借用

6.1各部门的全部资质证书原件均应提交资质管理部保存。保管部门及保管人有责任负责

所保管资质的安全、完整、不得丢失。

6.2资质管理部负责把所保管的资质证书原件的扫描件保存在文件服务器上，并及时更新。

查找路径为：\\files\资质管理部\资质证书。资质管理部编制资质证书目录，录入所有资

质证书的相关信息并及时更新。

6.3各部门人员如需借用资质证书，需填写《资质借用申请表》，经本部门负责人签字确

认后，提交资质管理部，经资质管理部资质管理员批准后方可借出。

6.4外地人员如需借用资质证书，须委托公司总部对应管理部门的人员办理借用手续，借

用手续与第6.3条相同。

6.5代理商如需借用资质证书，须通过所在区域负责的销售人员按第6.4条的要求，办理

借用手续。

6.6其他公司如需借用资质证书，须填写《外单位借用资质证书申请表》（附件），经业务

所属部门总经理及资质证书管理部门经理批准后方可借出。

6.7重要的资质证书异地使用时应派人携带前往，不得邮寄；一般资质证书如需邮寄资质

原件，应采用安全可靠的快递方式。寄件人应于寄出当日将快递编号邮件告知收件人，收件

人应于收到资质后于当日邮件回复寄件人。

6.8借用人员在归还资质证书原件时，必须保证原件完好无损。如有损坏，每次扣款1000

元。如发生资质证书原件丢失，借用人员须按照原件的申办费用予以赔偿，并处扣款2000

元，因此给公司造成其他损失的还需承担赔偿责任。

7、生效及解释

本管理办法自颁布之日起生效，由资质管理部负责解释。

附：《外单位借用资质证书申请表》

外单位借用资质证书申请表

借用单位名称借用人姓名

借用证书名称借用证书编号

借用时间计划归还时间

借用形式□原件