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工程洽商记录填写规范

一、目的与基本原则

本规范面向工程项目洽商过程中的记录编写、审核、归档等环节，

旨在保证洽商记录信息完整、可追溯、便于执行。记录应以客观事实

为基础，尽量以简洁、明确的语言反映会议实况和影响，便于后续合

同管理、索赔与风险控制。填写遵循以下原则：信息全覆盖、要点分

明、用语统一、版本可溯、数据可核验。必要时采用字段化、表格化

的表达方式，减少歧义和主观评价。

二、适用范围与定义

1)适用范围：本规范适用于工程项目在前期洽商、技术洽谈、设计

变更、现场协调、分包商对接等场景中的记录撰写。无论现场会谈、

视频会议还是电话沟通，均应形成可查验的洽商记录。

2)参与主体与职责：甲方、乙方、设计单位、监理单位、现场施工

单位及其他相关方均可作为记录参与方。记录撰写人应具备相对独立

性，初稿由记录人填写，随后经主持人/项目经理审核、必要时由法务

或合规部门复核，最终由签字人员确认并归档。涉及敏感信息时，按

保密要求处理。

3)记录类型与版本：同一洽商事件可产出主记录、补充记录与修订

记录，版本号须明确，修改痕迹可追溯，关键决策和变更需附带证明

材料。

三、洽商记录的组成要素

1)基本信息

洽商日期与时间、地点、会议编