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2025年单位档案资料管理制度

一、总则

为加强单位档案资料管理，有效地保护和利用档案

资料，根据国家有关档案管理的法律法规和政策规定，

结合本单位实际情况，制定本制度。本制度适用于单位

内部各部门及全体员工在各项工作活动中形成的各种档

案资料的管理。档案资料是指单位在行政管理、业务活

动、科研生产等各项工作中直接形成的具有保存价值的

各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但

不限于文件、合同、报表、图纸、照片、录音、录像等。

档案资料管理工作的基本原则是集中统一管理，确保档

案资料的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。单

位设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，

负责档案资料的日常管理工作。各部门应明确一名兼职

档案管理员，负责本部门档案资料的收集、整理和移交

工作。

二、档案资料的收集

各部门兼职档案管理员应在日常工作中及时收集本

部门在各项工作活动中形成的档案资料。收集的档案资

料应确保真实、完整、准确，符合国家和单位的相关规

定。对于上级机关下发的文件、通知等，办公室应及时

进行登记，并按照文件内容分发给相关部门。相关部门

在办理完毕后，应将文件原件及处理结果及时交回办公

室存档。在业务活动中形成的合同、协议等文件，业务

部门应在签订后及时将原件交档案管理部门存档。同时，

应保留一份复印件供本部门使用。科研项目形成的档案

资料，包括项目申请书、研究报告、实验数据、论文等，

项目负责人应在项目结束后一个月内将全部档案资料整

理完毕，移交档案管理部门。会议记录、纪要等文件，

会议组织部门应在会议结束后及时整理，并在一周内将

原件交档案管理部门存档。照片、录音、录像等声像档

案资料，拍摄或录制部门应在拍摄或录制完成后及时整

理，并注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，移

交档案管理部门。对于电子档案资料，各部门应按照规

定的格式和存储要求进行收集和整理，并及时上传至单

位的档案管理系统。档案管理部门应定期对各部门档案

资料的收集情况进行检查和督促，确保档案资料收集工

作的顺利进行。

三、档案资料的整理

档案资料的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，

保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。纸质档案

资料应按照年度、类别、保管期限等进行分类整理。分

类方法应符合国家和单位的相关规定。对于同一类别的

档案资料，应按照时间顺序进行排列，并编写档号。档

号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。文件材料

应进行装订或装盒，装订应牢固、整齐，装盒应符合档

案装具的标准要求。对于破损、褪色的档案资料，应及

时进行修复和复制，确保档案资料的完整性和可读性。

电子档案资料应按照存储格式、主题、时间等进行分类

整理，并建立相应的索引目录。索引目录应包含文件名

称、存储位置、上传时间等信息，便于查询和检索。声

像档案资料应按照载体类型、拍摄时间、内容等进行分

类整理，并建立相应的目录。对于照片档案，应打印照

片说明，并与照片一同保存。档案资料整理完毕后，应

填写档案整理清单，注明档案资料的名称、数量、保管

期限等信息，并由整理人员签字确认。

四、档案资料的保管

档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的

保管设备和设施，确保档案资料的安全。档案库房应具

备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能，

保持适宜的温度和湿度。档案资料应按照保管期限和类

别分别存放，不同保管期限和类别的档案资料应分开存

放，并有明显的标识。对于重要的档案资料，应采取特

殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。档案库房应

定期进行检查和维护，发现问题及时处理。对于档案资

料的保管情况，应建立详细的记录，包括检查时间、检

查人员、发现的问题及处理情况等。档案管理人员应严

格遵守档案保管制度，不得擅自将档案资料带出档案库

房。如有特殊需要，应经单位领导批准，并办理借阅手

续。对于电子档案资料，应定期进行备份，备份数据应

存储在不同的存储介质上，并异地存放。档案管理部门

应建立档案资料的安全保密制度，对涉及国家机密、单

位商业秘密和个人隐私的档案资料，应采取严格的保密

措施，确保档案资料不被泄露。

五、档案资料的鉴定与销毁

档案管理部门应定期对保管期满的档案资料进行鉴

定，确定档案资料的存毁。鉴定工作应由档案管理部门

会同相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据国家

和单位的有关规定，对档案资料的保存价值进行全面、

客观的评估。对于仍有保存价