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2026年高合金属材料公司行政费用报销管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司行政费用报销管理，明确费用报销的范围、标准、流程及审批权限，加强公司成本控制，提高资金使用效率，保障公司财务管理的规范性和严肃性，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规，结合金属材料行业经营特点及公司实际运营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工发生的各类行政类费用报销事宜，包括公司总部各部门、各分支机构及全资/控股子公司的行政费用报销管理；生产类、销售类专项费用报销参照公司专项费用管理制度执行，未明确事项可参照本制度。

第三条管理原则

合法合规原则：费用报销全流程严格遵守国家财务、税务相关法律法规及公司财务管理制度，报销凭证、流程均符合法定及公司内部管理要求；

真实合理原则：报销费用必须与公司经营管理活动直接相关，支出真实发生、金额合理，严禁虚构费用、虚报冒领；

权责对等原则：费用发生部门负责人对费用真实性、合理性承担审核责任，财务部门对票据合法性、流程合规性承担审核责任，报销人对报销内容的真实性承担直接责任；

勤俭节约原则：费用支出遵循“必要、节约、高效”原则，在满足经营管理需求的前提下，最大限度降低费用开支，杜绝铺张浪费；

及时规范原则：费用报销需在规定时限内完成，报销凭证、单据填写规范完整，审批流程清晰可追溯。

第四条管理职责

财务部是费用报销管理的归口部门，负责制定和修订费用报销管理制度，审核报销票据的合法性、完整性，办理费用支付手续，对费用报销情况进行统计分析和监督检查，解答员工费用报销相关咨询；

各部门负责人负责审核本部门员工报销费用的真实性、合理性，确认费用与部门工作的关联性，严格把控部门费用预算执行情况；

公司管理层按审批权限对费用报销进行审批，其中高管费用报销由公司总经理/董事长审批，审批过程中需严格审核大额、特殊费用的合理性；

报销人需如实填写报销单据，提供真实、合法、完整的报销凭证，按规定流程提交报销申请，对报销内容的真实性、合规性承担全部责任。

第二章报销范围与标准

第五条日常办公费用报销

办公用品费：包括办公文具、纸张、打印耗材、办公设备低值易耗品等，报销需提供正规发票，采购办公用品需通过公司指定供应商统一采购，零星采购单次金额不超过500元，超过500元需履行部门负责人审批手续；

办公设备维修费：办公电脑、打印机、复印机等设备维修费用，报销需提供维修明细单及正规发票，单次维修金额超过2000元的，需提前提交维修申请并经行政部审核；

水电费、物业费、房租费：公司办公场所产生的水电费、物业费、房租费由行政部统一核算，凭物业公司、房东开具的正规发票报销，财务部按月核对费用金额；

办公通讯费：包括固定电话费、网络费等，由行政部统一办理缴费手续，凭运营商开具的正规发票报销，费用标准按公司与运营商签订的合作协议执行；

印刷费：公司文件、制度、宣传资料等印刷费用，单次印刷金额超过1000元的，需提供印刷合同或报价单，凭印刷单位开具的正规发票报销。

第六条差旅费报销

交通费：

-城市间交通：员工出差乘坐交通工具标准按职级划分，普通员工优先选择高铁二等座、动车、普通列车硬卧或长途汽车，单程票价超过800元可申请乘坐飞机经济舱；部门经理及以上人员可乘坐高铁一等座、飞机经济舱；高管可乘坐飞机商务舱、高铁商务座；因紧急公务需升级交通工具的，需提前经分管领导审批；

-市内交通：出差地市内交通优先选择公共交通，凭公交、地铁票据实报销；确需乘坐出租车的，单次行程费用不超过100元，单日出租车费用累计不超过300元，报销时需注明出行事由、起止地点；

住宿费：

-员工出差住宿费按出差地级别设定标准，一线城市（北京、上海、广州、深圳）普通员工单日住宿费不超过500元，部门经理不超过800元，高管不超过1200元；新一线城市普通员工单日住宿费不超过400元，部门经理不超过600元，高管不超过1000元；二三线城市普通员工单日住宿费不超过300元，部门经理不超过500元，高管不超过800元；

-住宿费需凭酒店开具的增值税发票报销，发票需注明住宿起止日期、人数，超标准部分由个人承担，特殊情况超标准需经分管领导审批；

伙食补助费：

-员工出差伙食补助费按出差天数核算，一线城市单日补助100元，新一线城市单日补助80元，二三线城市单日补助60元；

-伙食补助费无需提供餐饮发票，按实际出差天数计发，出差期间参与公司统一安排用餐的，扣减对应天数的伙食补助；

差旅补贴：出差期间无住宿费用的（如当日往返），按单日50元标准发放差旅补贴，与伙食补助费不重复计发。

第七条业务招待费报销

业务招待费是指因公司经营管理需要，接待客户、合作方、政府部门等发生的餐饮、礼品、娱乐等费用，报销需提供正规发票，