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公司会议管理制度

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公司会议管理制度

第一章总则

1.目的

为规范公司会议管理流程，加强会议纪律，提升会议质量与决策效率，明确会议组织、执行、落实各环节责任，确保会议议定事项有效落地，支撑公司规范化运营与高效发展，特制定本制度。

2.基本原则

遵循“会前充分准备、会中高效沟通、会后闭环落实”核心原则，严格执行“会前通知、会时签到、会中记录、会后跟进”四项要求，杜绝形式主义，确保会议务实高效。

3.适用范围

本制度适用于东江环保股份集团下属滨海分公司所有会议，包括各类例会、专题会议及其他正式会议，覆盖公司各职能部门及全体参会人员。

第二章组织职责

1.归口管理部门

1.1人力资源部

负责本制度的制定、修订、解释及执行情况的监督与考核，定期汇总会议纪律执行情况，纳入相关人员绩效考评。

1.2行政部

负责会议场地布置、会议设备（投影仪、音响、麦克风等）调试与准备，确保会议所需物资（纸笔、茶水等）齐全；

负责所有会议纪要原件、签到表等资料的归档保管，建立会议档案台账；

负责会议纪要的分发与流转，及时跟踪会议重要事项的完成进度，核实未完成事项的原因并向相关主管反馈；

协助会议组织部门做好会议通知、桌牌制作、布标设计等辅助工作。

2.会议组织部门

负责例会、专题会议的发起、议程制定、参会人员确认等组织工作；

负责会议纪律维护，组织参会人员签到，记录迟到、缺席情况；

安排专人做好会议记录，会后及时整理会议纪要并按要求流转；

负责本部门牵头会议的议定事项跟进与落实，及时向行政部反馈进展。

3.参会人员

按要求准时参会，提前做好会议准备（如携带相关资料、明确发言要点等）；

严格遵守会议纪律，积极参与会议讨论，认真落实会议议定事项；

如需请假，按规定流程办理请假手续。

第三章会议分类与组织规范

1.会议分类及基本要求

会议类型

召开时间

主持人

参会人员

核心内容

公司月例会

每月5日下午13:00（遇节假日顺延）

公司总经理

副总经理、各部门经理、科长、主管

总结上月工作、部署当月任务、协调跨部门问题、通报公司重大事项

公司周例会

每周一下午16:00（遇节假日顺延）

副总经理

部门经理、科长、主管

总结上周工作、推进本周重点任务、解决日常运营问题

专题会议

按需确定（由召集部门提前通知）

召集部门负责人/指定负责人

相关部门负责人、业务骨干及必要的外部人员

针对专项问题（如项目推进、风险处置、制度修订等）开展研讨、制定方案

部门工作会议

至少每周1次

部门经理

本部门全体员工

传达公司会议精神、部署部门工作、分析团队建设问题、落实具体任务

分管区域全员会议

每月至少1次

分管副总经理

分管部门全体员工

传达总经理办公室会议精神、通报公司重大事项、宣贯企业文化与管理制度、部署临时性工作

2.会议通知规范

2.1通知时限

专题会议、跨部门会议：召集部门需在会议召开前1个工作日发出会议通知，并抄送总经办、行政部；

固定例会（月例会、周例会、部门例会）：无需另行通知，若需调整时间，公司级例会由总经办提前1个工作日通知所有参会人员，部门例会由部门提前1个工作日报总经办备案并说明原因，再通知本部门参会人员；

涉及负责人、贵宾或需制作布标的会议：组织部门需提前3个工作日通知行政部，以便完成桌牌、布标等准备工作。

2.2通知内容

会议通知（含通知单、邮件、系统消息等形式）需明确注明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、需准备的资料及其他特殊要求，确保参会人员清晰知晓会议相关信息。

2.3通知回执

会议通知单需附带签收回执，参会人员收到通知后需及时签收确认，明确是否参会；无法参会的，需在回执中注明原因并按流程请假。

3.会议准备规范

3.1组织部门准备

制定详细的会议议程，明确会议讨论顺序、每个议题的预计时长；

收集并整理会议所需资料（如工作报告、数据报表、问题清单等），提前分发至参会人员；

准备会议签到表、会议记录本等，明确会议记录人。

3.2行政部准备

提前30分钟完成会场布置（桌椅摆放、桌牌张贴等）、设备调试（投影仪、音响、网络等），确保会议物资（纸笔、茶水等）到位；

按要求制作桌牌、欢迎标牌、布标等，保障会议顺利开展。

4.会议纪律规范

4.1签到要求

参会人员需提前5分钟到达会场签到，会议开始后，组织部门收回签到表，迟到、未到人员信息由组织部门在签到表上注明（迟到人员需标注具体到会时间）；

无特殊情况不得代签，代签需经会议主持人同意，否则视为无效签到。

4.2请假流程

参会人员因特殊原因无法按时参会的，需提前1小时向会议组织部门请假（公司级例会需向行政部请假），并说明请假原因；

公司月例会、周例会的参会人员（如部门经理）无法参会的，需指定本部门主管及以上人员代为参会，