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2026年公司档案销毁管理规定

第一章总则

第一条为了进一步规范公司档案管理工作，确保档案销毁工作的安全性、保密性与合规性，根据国家相关法律法规以及公司内部信息资产管理制度，结合2026年公司数字化转型的最新战略部署，特制定本规定。本规定旨在建立一套科学、严谨、可追溯的档案销毁全生命周期管理机制，有效防范信息泄露风险，优化存储资源，提升运营效率。

第二条本规定适用于公司总部、各分公司、子公司及各职能部门（以下统称“各单位”）的所有档案销毁活动。所指档案包括但不限于纸质档案、电子档案、缩微胶片、录音录像带及其他载体的具有保存价值的各种形式的历史记录。

第三条档案销毁工作必须遵循“鉴定准确、审批严格、监销到位、记录详实”的原则。任何单位和个人不得擅自销毁公司档案，严禁在非指定地点、使用非指定方式销毁档案。对于涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的档案，销毁过程必须实施更高等级的安全管控。

第四条档案销毁的目的是为了剔除已失去保存价值的档案，减轻档案库房及存储服务器的负荷，确保档案管理体系的活力。但在销毁前，必须确保档案已过保管期限且无未了结的法律、审计或业务查考需求。

第二章组织架构与职责

第五条档案管理中心是公司档案销毁工作的归口管理部门，其主要职责包括：

（一）制定和修订档案销毁管理制度及相关操作细则；

（二）组织成立档案鉴定销毁小组，定期开展档案价值鉴定工作；

（三）审核各单位提交的档案销毁申请，确保申请材料的完整性与合规性；

（四）统筹安排档案销毁的具体执行时间与方式，协调保密办、法务部、审计部等相关部门参与监销；

（五）负责档案销毁清单的最终归档与备案，建立销毁工作台账。

第六条各业务部门是档案销毁的发起主体，其主要职责包括：

（一）定期对本部门形成的档案进行梳理，提出初步销毁意见；

（二）配合档案鉴定销毁小组进行档案价值鉴定，提供档案形成的背景信息及业务使用情况说明；

（三）编制本部门《档案销毁清册》，并详细填写销毁原因及依据；

（四）指派专人协助实施档案销毁前的整理与出库工作。

第七条信息安全部与IT运维中心负责电子档案销毁的技术支持与执行，其主要职责包括：

（一）提供电子数据彻底清除的技术手段，确保被销毁数据无法恢复；

（二）在销毁过程中进行系统日志记录，确保操作过程可追溯；

（三）对存储介质进行物理销毁（如硬盘消磁、粉碎等），确保介质本身不再具备存储能力。

第八条法务部与审计部负责档案销毁的合规性审查，其主要职责包括：

（一）对拟销毁档案是否涉及未结法律诉讼、正在进行的经济合同纠纷或外部审计需求进行核查；

（二）对销毁程序的合规性进行监督，出具法律与审计意见。

第三章档案销毁范围与鉴定标准

第九条档案销毁必须以保管期限表为依据。只有在保管期限已满，且经鉴定确无继续保存价值的档案，方可列入销毁范围。对于虽已过保管期限但仍具有史料研究价值或未了结事项的档案，应延期销毁或永久保存。

第十条鉴定工作采取直接鉴定法，必须逐卷、逐件审查档案内容，严禁仅凭档案标题或案卷封面进行“一刀切”式判定。鉴定小组需对档案的完整性、利用频率、潜在风险进行综合评估。

第十一条为确保鉴定工作的准确性与一致性，特制定《2026年度公司档案保管期限与销毁鉴定对照表》，各单位在执行销毁前应严格参照下表标准进行初步筛选：

档案大类

档案二级分类

保管期限

销毁前置条件

鉴定重点核查事项

行政管理类

上级来文、通知

10年

期满且无现行效力

是否包含长期有效的政策指导性文件

行政管理类

公司内部发文、会议纪要

永久/30年

依据密级与重要性判定

涉及公司重大决策、股权变更的严禁销毁

财务会计类

凭证、账簿

30年

期满且经税务清算无异议

是否有未入账事项或税务稽查涉案记录

财务会计类

月度、季度财务报表

10年

期满

是否并入了年度报表中

人事档案类

离职员工档案

50年

期满且员工无未结劳资纠纷

社保公积金缴纳完结证明

人事档案类

招聘录用、考勤记录

15年

期满

是否涉及历史劳动仲裁

科技研发类

研发立项报告、核心技术文档

永久

专利过期且技术完全淘汰

核心算法、源代码是否已脱敏或归档至核心库

科技研发类

非涉密图纸、试制记录

10年

项目结题验收后满期

是否包含后续产品维护所需参数

基建工程类

工程竣工图、验收报告

永久

建筑物拆除或报废后

涉及产权证明、隐蔽工程记录的需永久保留

合同类

采购、销售、服务合同

10年/长期

义务履行完毕且质保期结束

是否存在续签、框架协议下的长期合作

第十二条对于特殊载体档案的鉴定标准：

（一）缩微胶片：在确认对应的纸质或数字化副本已准确无误且满足利用需求的前提下，原胶片方可销毁。

（二）磁性载体（录音带、录像带）：如已完成数字化转储，且数字档案符合长期保存格式要求，原载体可销毁。

（三