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2026年高合金属材料公司证照年检与保管管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司各类证照的年检、保管、使用、变更、注销全流程管理，确保证照合法有效、保管安全、使用规范，规避因证照管理不当引发的合规风险和经营风险，依据《中华人民共和国公司法》《市场主体登记管理条例》《特种设备安全法》等相关法律法规，结合公司金属材料研发、生产、销售全产业链经营实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属全资、控股子公司所有法定证照、行政许可类证照、资质证明类文件的年检与保管管理，包括但不限于营业执照、生产许可证、税务登记相关证照、特种设备使用登记证、环境影响评价相关批复、知识产权相关证书、各类行业资质证书等；临时性证明文件参照本制度核心条款执行。

第三条管理原则

证照管理遵循“统一归口、分级负责、安全保管、及时年检、规范使用”的核心原则，指定专门部门统筹证照管理工作，明确各相关部门的具体管理责任，建立安全可靠的证照保管机制，确保所有证照在有效期内完成年检/审验，严格规范证照使用和借阅流程，杜绝证照遗失、过期、违规使用等情况发生。

第四条证照管理范畴

1.主体资格类证照：包括公司营业执照（正、副本）、分支机构登记证书、子公司营业执照等；

2.行政许可类证照：包括生产许可证、特种设备使用登记证、危险化学品使用备案证明（如需）、排污许可证等；

3.税务财务类证照：包括税务相关登记证明、发票领用簿等；

4.资质证明类证照：包括质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书、行业准入资质证书、知识产权证书（专利、商标等）；

5.其他重要证照：包括银行开户许可证、社保登记证、公积金缴存登记证等。

第二章管理职责

第五条行政部职责

1.作为证照管理的归口部门，负责制定和修订本制度，建立公司《证照管理总台账》，记录所有证照的名称、核发机关、有效期、年检周期、保管人、存放位置等核心信息；

2.统筹负责各类证照的年检/审验工作，提前梳理年检时间节点，协调相关部门准备年检材料，按时完成年检申报并取回年检后的证照；

3.负责公司核心证照（营业执照、生产许可证等）的统一保管，配置专用证照保管柜，建立证照领用、借阅、归还登记制度；

4.监督各部门证照保管和使用情况，定期开展证照盘点，及时发现并整改证照管理中的问题；

5.负责证照变更、补办、注销的统筹协调工作，对接相关政府部门完成手续办理。

第六条各业务部门职责

1.生产部：负责特种设备使用登记证、生产许可证等生产类证照的年检材料准备，提供生产经营相关证明文件，配合行政部完成年检申报；

2.财务部：负责税务财务类证照、银行开户相关证照的年检材料准备，提供财务审计报告、纳税证明等材料，配合行政部完成年检；

3.研发部：负责知识产权证书、研发相关资质证书的年检/续期材料准备，提供研发成果证明、专利维持证明等文件；

4.销售部：负责行业准入资质、产品相关认证证书的年检材料准备，提供销售业绩证明、客户反馈等相关文件；

5.各部门指定专人作为本部门证照管理员，负责本部门保管的专项证照的日常保管，按要求配合年检工作，规范使用证照。

第七条证照保管人职责

1.妥善保管所负责的证照原件及复印件，确保证照无破损、无遗失、无污损；

2.及时向行政部反馈证照有效期、年检时间等信息，提前准备年检所需材料；

3.严格执行证照领用、借阅登记制度，无审批手续不得擅自出借、复制证照；

4.发现证照遗失、损毁或过期风险时，第一时间向行政部和部门负责人报告，配合处理相关事宜。

第三章证照保管管理

第八条保管要求

1.公司核心证照（营业执照正副本、生产许可证等）由行政部统一存放于专用铁皮保险柜中，保险柜钥匙由专人保管，密码定期更换；

2.各部门保管的专项证照需存放于部门专用文件柜中，文件柜需上锁，由部门证照管理员专人保管钥匙；

3.证照原件原则上不外借，确因经营需要使用原件的，需按审批流程办理领用手续，使用完毕后当日归还；

4.证照复印件需加盖“仅供XX用途使用，再次复印无效”的印章，注明使用用途和日期，由行政部统一管理复印件备案；

5.电子证照需存储在公司加密服务器中，设置访问权限，定期备份，防止电子证照泄露或丢失。

第九条领用与借阅管理

1.内部使用：员工因工作需要领用证照原件的，需填写《证照领用申请表》，注明领用事由、使用期限，经部门负责人审核、行政部审批后领取；

2.外部使用：向合作方、政府部门等出借证照复印件的，需填写《证照借阅申请表》，经部门负责人审核、公司管理层审批后，提供加盖印章的复印件，原件原则上不出借；确需出借原件的，需指定专人陪同使用，当日归还；

3.领用/借阅期限：单次领用/借阅期限不得超过3个工作日，确需延长的，需重新提交申请并说明理由；

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