供应商信息登记及审核标准化模板.docVIP

供应商信息登记及审核标准化模板

一、适用场景与目标

二、标准化操作流程

第一步：供应商信息准备与提交

操作说明：

供应商根据企业要求准备登记材料，需包含以下核心内容（具体以《供应商信息登记材料清单》为准）：

基础信息：公司名称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、成立时间、注册资本、法定代表人等；

资质文件：营业执照、行业相关许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、体系认证证书（如ISO9001、ISO14001等）、所获荣誉证书（可选）；

业务范围：主营业务、产品/服务明细、产能/服务能力说明；

合作意向：拟合作产品/服务类型、预计合作周期、报价策略（可选）；

联系人信息：主要对接人姓名、职位、联系方式（办公电话、手机、电子邮箱）。

供应商通过指定渠道（如企业供应商管理平台、邮件或线下提交）提交材料，需保证所有文件加盖公司公章，电子版材料需为PDF格式（扫描件清晰无遮挡）。

第二步：初审（部门级）

操作说明：

责任部门：采购部（或供应商准入归口管理部门）。

审核重点：

材料完整性：核对是否提交《供应商信息登记材料清单》中的所有必备文件，无遗漏；

基础信息合规性：检查公司名称、统一社会信用代码等关键信息与营业执照是否一致，注册地址与实际经营地址是否一致；

资质文件有效性：确认资质文件在有效期内，复印件加盖公章清晰可见。

处理结果：

审核通过：将材料流转至复审环节（采购部负责人签字确认，标注“初审通过”及日期）；

审核不通过：列出缺失或不符合项，通过邮件/书面形式反馈供应商，要求在3个工作日内补充完善，逾期未提交视为放弃登记。

第三步：复审（跨部门协同）

操作说明：

责任部门：采购部牵头，联合法务部、质量部、财务部（根据供应商类型可增减部门）。

各部门审核重点：

法务部：审核供应商合规性，包括是否涉及法律诉讼、经营异常名录记录（通过“信用中国”等官方渠道核实），合同条款潜在风险（如合作意向书中的违约责任约定）；

质量部：审核产品/服务质量保障能力，如是否有完善的质量管理体系文件、近1年有无重大质量报告（需供应商书面承诺）；

财务部：审核财务状况，如近1年审计报告（资产负债率、营收等指标是否正常），是否存在失信被执行人记录（通过“中国执行信息公开网”核实）。

处理结果：

复审通过：各部门在《供应商信息复审表》签字确认，采购部汇总意见后提交终审；

复审不通过：法务/质量/财务部分别出具书面意见，采购部统一反馈供应商，明确整改要求（如质量体系需补充第三方检测报告），整改后重新提交初审。

第四步：终审与备案

操作说明：

责任部门：企业分管副总或授权终审人（如供应链总监）。

审核重点：

综合评估各部门复审意见，判断供应商是否符合企业合作准入标准；

对高风险供应商（如首次合作、行业敏感领域）进行重点审议，必要时组织现场考察（核实实际经营场所、生产设备等）。

处理结果：

终审通过：终审人在《供应商信息终审表》签字确认，采购部将供应商信息录入企业供应商管理系统，分配唯一供应商编码，并建立供应商档案（纸质版+电子版）；

终审不通过：采购部向供应商出具《不予合作通知书》，说明主要原因（如资质不符、财务风险等），相关材料归档保存1年。

第五步：信息更新与维护

操作说明：

主动更新：供应商发生以下变更时，需在变更后10个工作日内提交《供应商信息变更申请表》及相关证明材料（如名称变更需提供工商变更通知书、法定代表人变更需提供任职文件等），重新走审核流程；

定期复核：采购部每年组织一次供应商资质复核，提前30天通知供应商提交最新资质文件，对到期未续期或资质降级的供应商，暂停合作资格并要求整改；

档案管理：供应商档案由采购部专人负责，按供应商编码分类存放，电子档案定期备份，保证信息可追溯、不丢失。

三、模板表格

表1：供应商基础信息登记表

序号

项目名称

填写内容（示例）

备注（填写说明）

1

公司全称

科技有限公司

与营业执照一致

2

公司简称

科技

-

3

统一社会信用代码18位代码，字母大写

4

注册地址

北京市海淀区路号大厦层

需精确到门牌号

5

实际经营地址

同注册地址/北京市朝阳区路号

与注册地址不一致时需填写

6

成立日期

2015年3月15日

-

7

经营期限

2015年3月15日至长期/2045年3月14日

-

8

注册资本

1000万元人民币

币种需注明

9

法定代表人

*先生/女士

-

10

企业类型

有限责任公司（自然人独资）/股份有限公司

-

11

所属行业

软和信息技术服务业/制造业-通用设备制造

参照《国民经济行业分类》填写

12

开户银行

中国工商银行北京支行

-

13

银行账号

6222020200123456789（*号代替部分数字）

仅用于合作款项结算，需加盖公章确认

表2：供