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2025-2026学年度第二学期学校采购项目档案期末整理归档情况检查及查漏补缺会议校长讲话

各位老师、同志们：

大家好！今天我们召开本次专题会议，主要任务是全面通报2025-2026学年度第二学期学校采购项目档案期末整理归档情况检查结果，客观总结工作成效、深入剖析存在的问题与不足，部署后续档案查漏补缺、规范完善及长效管理工作。采购项目档案是学校采购工作的重要凭证，是规范采购流程、防范采购风险、保障国有资产安全、强化审计监督的核心依据，涵盖采购立项、招标采购、合同签订、履约验收、付款结算等全流程资料，其整理归档的规范性、完整性、准确性，直接体现学校采购管理水平，关系到各项采购工作的可追溯性，更关乎学校办学秩序的规范运行，必须高度重视、从严抓实、精益求精。

首先，我简要通报本次采购项目档案期末整理归档检查的整体情况。本学期以来，在各相关部门的协同配合下，采购管理部门、档案管理部门牵头推进采购项目档案整理归档工作，严格按照《中华人民共和国政府采购法》《档案法》及学校采购管理、档案管理相关规定，坚持“谁采购、谁负责、谁归档”的原则，对本学期所有采购项目（包括货物采购、服务采购、工程采购等）的档案资料进行全面梳理、分类整理和集中归档。本次期末检查，我们组建了专项检查小组，采取“自查自纠、交叉检查、重点核查”相结合的方式，对全校各部门本学期完成的采购项目档案进行了全覆盖检查，重点核查档案的完整性、规范性、准确性和安全性，累计检查采购项目XX项，涉及教学设备采购、校园基础设施维修、后勤服务采购、科研设备采购等多个类别，总体完成情况符合预期。

从检查结果来看，我们在采购项目档案整理归档工作中取得了一些阶段性成效。一是归档意识明显提升，各部门逐步认识到采购档案的重要性，能够按照学校要求，及时收集、整理采购全流程资料，主动配合档案管理部门完成归档工作，相较于上一学期，档案归档及时率提升了15个百分点，未出现大面积拖延归档、漏归档的情况。二是归档规范度有所提高，多数部门能够严格按照档案整理标准，对采购资料进行分类、排序、装订，明确档案目录，标注项目信息，做到“一项一档、档目清晰、资料齐全”，采购立项批复、招标文件、投标文件、中标通知书、合同文本、履约验收报告、付款凭证等核心资料基本齐全，实现了采购流程的可追溯。三是责任落实更加到位，各部门均指定专人负责采购档案的整理、保管和移交工作，初步形成了“采购执行、资料收集、整理归档、专人负责”的工作机制，有效避免了档案丢失、损毁、混乱等问题。四是档案管理基础进一步夯实，档案管理部门完善了采购档案归档流程和管理规范，优化了档案存放环境，建立了采购档案管理台账，为后续档案查阅、利用、审计奠定了良好基础。

在肯定成效的同时，我们必须清醒地看到，本次检查也发现了诸多不容忽视的问题，这些问题不仅影响采购档案的完整性和规范性，更可能埋下采购风险、审计隐患，必须高度警惕、立行立改。一是部分项目档案资料不完整，个别采购项目存在核心资料缺失的情况，比如缺少履约验收报告、技术参数确认单、供应商资质证明，或者付款凭证与合同约定不符、验收记录填写不完整等，导致采购流程无法完整追溯。二是档案整理不规范，少数部门未严格按照归档标准整理资料，存在资料排序混乱、装订不规范、目录填写不清晰、标注信息不准确等问题，部分电子档案与纸质档案不一致，电子档案未及时备份、归档，存在数据丢失风险。三是档案归档不及时，个别部门因采购项目收尾滞后、资料收集不及时，导致部分已完成的采购项目档案未能按时归档，甚至出现跨学期拖延归档的情况，影响了档案管理的整体性和时效性。四是档案保管不到位，少数部门对未归档的采购资料保管不规范，存在资料散落、受潮、破损等情况，个别涉密采购项目档案未按规定实行专人保管、专柜存放，存在涉密风险。五是责任落实不够扎实，部分部门存在“重采购执行、轻档案整理”的思想，对档案整理归档工作重视不够、投入精力不足，资产管理员与档案管理员衔接不畅，导致资料传递不及时、归档流程脱节。这些问题，看似是细节问题，实则反映出我们在采购管理、档案管理工作中的短板，必须在后续的查漏补缺工作中逐一整改到位。

同志们，采购项目档案整理归档工作，看似是“事后工作”，实则是“事前防范、事中规范、事后追溯”的关键环节，容不得丝毫马虎。当前，期末已至，暑期临近，正是我们开展档案查漏补缺、规范完善的黄金时期。下面，我就做好本次采购项目档案查漏补缺工作，以及强化后续采购档案长效管理，讲四点要求：

第一，提高思想认识，压实查漏补缺责任。各部门要切实提高政治站位，摒弃“重采购、轻档案”的错误思想，充分认识采购档案查漏补缺工作的重要性和紧迫性，将其作为当前一项重点工作来抓。各部门负责人作为第一责任人，要亲自部署、亲自过问，明确具体责任人，细化工作任务，制定查漏补缺工作计划，明确