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采购申请及供应商审批系统模板

一、适用业务场景

日常物料采购：如办公用品、生产原材料、低值易耗品等常规物料的采购申请；

服务类采购：如咨询、维修、外包服务等专业服务的供应商选择与审批；

设备采购：如办公设备、生产设备、仪器工具等固定资产的采购申请；

新供应商准入：首次合作的供应商资质审核与评估流程；

供应商续约与评估：现有供应商年度合作资质复核及绩效评价。

二、系统操作流程详解

（一）采购申请发起

申请人操作：

登录采购申请系统，选择“新建采购申请”模块；

填写申请基础信息：申请编号（系统自动）、申请日期、申请人姓名（*）、所属部门、联系方式；

填写采购详情：物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、采购用途（需明确具体使用场景或项目名称）、预算科目（关联企业预算编码）；

附件：如需求说明书、报价单（如有）、技术参数要求等，保证附件清晰完整；

提交申请后，系统自动流转至部门负责人审批。

关键注意事项：

采购内容需与部门年度预算匹配，超预算申请需提前说明并标注“特殊申请”；

规格型号及技术参数需准确，避免因描述模糊导致后续采购争议。

（二）部门负责人审核

审核人操作：

登录系统待办列表，查看下属提交的采购申请；

审核重点：采购需求的合理性（是否符合部门工作实际）、预算是否在部门可用额度内、申请信息是否完整；

审核通过：“同意”，系统流转至采购部门；审核不通过：填写驳回理由（如“需求描述不清晰”“超预算未说明”），退回申请人修改。

时限要求：

需在收到申请后1个工作日内完成审核，紧急采购可标注“加急”缩短时限。

（三）采购部门审核

审核人操作：

接到流转申请后，审核采购需求的合规性（是否符合企业采购制度）、供应商初步筛选（如为常规采购，优先选择合作供应商库内合格供应商）；

对于新供应商采购，触发“供应商准入审批”流程（详见本流程“（六）供应商审批”）；

审核通过：提交至财务部门；若需调整采购数量或规格，与申请人沟通后修改并重新提交。

特殊情况处理：

大额采购（如单笔超10万元）或特殊品类采购（如进口设备），需组织采购专员进行市场调研，形成《采购调研报告》作为附件。

（四）财务部门审核

审核人操作：

重点审核采购预算的准确性（预估总价是否与预算科目匹配）、资金支付计划（如预付款比例、付款节点）；

审核通过：提交至分管领导/总经理审批；审核不通过（如预算不足、支付计划不合理），退回采购部门调整。

关键要求：

需核对申请预算与年度预算总表的匹配度，保证无重复申请或超预算申请。

（五）最终审批

审批人操作：

根据采购金额分级审批：

金额≤5万元：由分管领导审批；

5万元＜金额≤20万元：由总经理审批；

金额＞20万元：需提交总经理办公会集体审议，会议通过后由总经理签批。

审批通过：系统《采购审批通过通知》，自动推送至采购部门执行；审批不通过：注明驳回原因，流程终止。

（六）供应商审批（针对新供应商或特殊品类采购）

供应商信息收集：

采购部门要求供应商提供以下资质文件（加盖公章扫描件）：

营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一营业执照）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据采购品类确定）；

法定代表人证件号码复印件、委托代理人授权书（如非法定代表人办理）；

近3年类似项目业绩证明（如合同关键页复印件）；

产品/服务报价单（需注明有效期）。

供应商评估与审批：

采购部门组织成立评估小组（至少含采购专员、技术部门代表、质量部门代表），从以下维度打分（总分100分）：

资质合规性（30分）：证件齐全、在有效期内、符合行业准入要求；

供货能力（25分）：生产/服务规模、交付周期、库存能力；

价格水平（20分）：对比市场均价或历史采购价，性价比合理；

服务质量（15分）：售后响应速度、质保条款、客户评价；

信誉评价（10分）：无重大诉讼、失信记录或质量投诉。

评分≥80分：通过审批，纳入《合格供应商名录》；评分＜80分：反馈供应商整改，整改后仍不达标则终止合作。

（七）采购执行与归档

采购部门操作：

根据审批通过的申请及供应商信息，编制《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务明细、单价、数量、交付日期、付款方式、违约责任等条款；

双方签字盖章（电子签章或纸质盖章）后，订单生效，供应商按约定交付货物/提供服务。

归档要求：

采购申请表、审批流程记录、供应商资质文件、评估报告、采购订单、验收单等资料需在采购完成后3个工作日内整理归档，电子档系统，纸质档交档案室统一保管。

三、核心表单模板

表1：采购申请单

申请编号

申请日期

申请人

所属部门

联系方式

*

采购详情

物品/服务名称

采购用途：

预算科目：

附件清单（可附页）：□需求说明书□报价单□技术参数□其他（请注明）

审批流