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公路养护公司工程档案管理办法实施细则

第一章总则

第一条为规范公路养护公司工程档案管理，确保档案完整、准确、系统、安全，服务于工程质量追溯、运维决策及历史查证，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）等法律法规及行业标准，结合公司实际业务特点，制定本实施细则。

第二条本细则所称工程档案，指公司在公路养护工程（含日常养护、中修、大修、改建及专项工程）全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，包括但不限于前期准备文件、施工过程文件、验收文件、运维管理文件及其他专项文件。

第三条工程档案管理遵循“全程管控、分类集中、责任到人、便捷利用”原则，实行公司总部统筹、项目部门负责、专（兼）职档案员执行的三级管理体系，确保档案管理与工程建设同步实施。

第二章归档范围与分类

第四条归档范围以“应归尽归”为原则，覆盖工程全生命周期各阶段文件，具体包括：

（一）前期准备文件：项目立项批文、招标文件、投标文件、施工合同、设计合同、监理合同、技术交底记录、施工图设计文件（含CAD电子图）、设计变更审批单、地质勘察报告（含原始钻探数据）等；

（二）施工过程文件：施工组织设计（含专项方案）、材料进场验收记录（含合格证、检测报告）、设备安装调试记录、隐蔽工程验收单（附影像资料）、工序质量检验表（含压实度、弯沉值等检测数据）、施工日志（含每日天气、机械使用、人员投入、质量问题及处理措施）、监理通知单及整改回复、安全技术交底记录、应急演练方案及总结等；

（三）验收文件：分部/分项工程验收报告、单位工程质量评定表、竣工图（含设计变更标注）、竣工结算报告、工程质量监督报告、环保验收意见、档案专项验收表、缺陷责任期修复记录等；

（四）运维管理文件：养护巡查记录（含路面破损率PCI、结构强度SSI等指标）、桥梁隧道定期检查报告、预防性养护方案及实施记录、应急抢通工程文件、技术状况评定报告（含MQI综合指数）等；

（五）其他专项文件：科研课题相关试验数据、工法创新成果资料、BIM模型数据（含碰撞检测报告）、无人机巡检影像（含时间戳、坐标信息）、重大技术问题专家论证会纪要等。

第五条工程档案分类采用“项目-阶段-专业-载体”四级分类法：

（一）第一级：项目代码，按公司统一编码规则编制（如YH-202X-XXX，YH代表养护工程，202X为年份，XXX为项目序号）；

（二）第二级：阶段代码，分前期（Q）、施工（S）、验收（Y）、运维（W）四类；

（三）第三级：专业代码，按公路工程专业划分，含路基（LJ）、路面（LM）、桥梁（QL）、隧道（SD）、交安（JA）等；

（四）第四级：载体代码，分纸质（Z）、电子（D）、声像（S）三类。

示例：YH-2023-001-S-LM-D，即2023年001号养护工程施工阶段路面专业电子档案。

第三章档案形成与收集

第六条档案形成实行“谁经办、谁负责”制度，各业务部门需在文件产生后5个工作日内完成初步整理并移交项目档案员；跨阶段文件（如设计变更单）由发起部门同步抄送后续阶段责任部门。

第七条纸质文件形成要求：

（一）内容须真实、完整，签字盖章齐全（手写签名不得代签，电子签名需符合《电子签名法》要求）；

（二）书写材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水或激光打印，禁止使用圆珠笔、纯蓝墨水或易褪色笔；

（三）表格类文件需按公司统一模板填写，数据涂改处须由填写人签字确认，不得覆盖原内容；

（四）图纸修改须采用杠改法（删除内容划双横线，新增内容标注于旁并签字），竣工图需加盖“竣工图章”（含施工单位、编制人、审核人、日期等信息）。

第八条电子文件形成要求：

（一）采用通用格式（文本类为PDF/A-1b或DOCX，表格类为XLSX，图纸类为DWG（需附PDF版本），影像类为MP4或JPEG）；

（二）元数据需完整，包含文件名称、形成时间、责任人、关联项目代码等信息；

（三）重要电子文件（如检测报告、验收记录）须同步生成不可修改的PDF版本，并通过数字签名技术固化；

（四）声像文件需附文字说明（含时间、地点、事由、主要人物、拍摄人），视频文件分辨率不低于1920×1080，照片文件单张不小于2MB。

第九条收集流程：

（一）项目启动时，由项目负责人组织召开档案工作交底会，明确各岗位归档职责；

（二）项目档案员每月25日前对各部门文件收集情况进行检查，填写《档案收集进度表》，未按时移交的需书面说明原因并限期补正；

（三）项目完工后30日内，需完成施工阶段档案收集；缺陷责任期满后15日内，完成运维阶段档案补充收集；

（四）公司档案管理部每季