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综合部文秘岗职责及流程

一、综合办公平台公文处理（每日收文约花费30分钟左右，发文不定时，一篇大概需要30分钟）

见纸质档案

二、内网信息报道（每篇信息报道大概需要一个小时，包括资料收集、撰写、领导审阅）

见纸质档案

三、公文、报告、简报等撰写

根据公司经理室、上级公司、上级领导安排撰写，每周至少有两篇左右，每篇根据实际情况需要时间大约在30分钟到3天不等。

【流程】

1、领导提出文章撰写要求；

2、根据领导要求，询问清楚文体、表现内容等，撰写好文章，递交领导审阅；

3、根据实际需要进行修改，完成。

四、会议组织、记录

（一）会议记录

每周需要参加的会议包括晨会（固定）、中层会议（固定）、经理室会议（大概一周一次）、上级公司或外单位来访（不定期，大概一个月一次），以及其他会议

【流程】

1、参加会议，根据会议内容做好记录，内容包括：时间、地点、参加人员、会议主题、提出问题、发言内容、解决策略等要素。（通常一个会议的时间在两个小时左右）

2、整理会议纪要，根据会议需要，整理出会议反映的问题、督办部门、处理策略，并发送至参会领导邮箱。（至少需要一个小时）

（二）会议组织

【流程】

1、会议通知：根据领导要求，撰写邮件通知参加人员，同时发送短信，或者打电话（比较紧急的会议），由于公司很多人员不看邮件、短信，所以需要多种通知方式。（视参会人数，大概需要半个小时）

2、会议室布置、设备调试、水果茶水等：由综合部员工协调完成，由综合部经理安排执行。（通常时间为半小时）

五、文明创建、青年文明号、政风行风、党务行政量化考核等精神文明建设材料

每年检查两次，一次是中期检查，最后一次是验收。

日常材料收集根据实际情况进行，大概每日约需要10分钟左右；每个季度会整理一次，一次大概需要3天时间；验收检查前期需要准备一周左右。

【流程】

1、参照考评标准，准备好文件夹（每项检查的模板均以制定出来）；

2、根据每项检查要求，日常有相关材料（纸质、照片等）就收录进去；

8、内刊印刷好后，通知各部门前来领取。（一天，大家都是断断续续来领取）

八、各类行政事务

包括上级公司下发文件、邮件要求处理的表格、通知、文件等，公司内部的电话接听、通知等，大概每天约有一半的工作时间耗费在此。

【流程】

该类工作无固定流程，根据实际情况处理

“反思——这类工作耗费时间较多的原因有”：

1、上级公司经常下发的各类通知，都是反复在做无用功，之前已经做过的事情、统计过的材料等，反复要求上报；或者政策朝令夕改，导致时间浪费很多；

2、公司内部执行力不够，很多事情都需要反复、多次通知，才能督促完成，耗费了大量的打电话、发短信、邮件以及事情处理时间；

3、个人工作能力不足，考虑问题不够周到，工作效率不够高；

4、公司内部流程不顺、权责不清晰，各部门、各岗位的职责不明朗，分工不均，工作推诿导致延误。

九、教育培训配合

通常每年至少有一次新员培训，其余还有公司一些零散的培训活动，每年大概有十次左右。

【流程】

1、根据领导要求，编写年度员工培训计划、新员培训计划；（大概需要2天）

2、提前与培训老师沟通，准备培训课件，与领导沟通后安排培训时间、场地、人员；（大概需要1天）

3、通过邮件、电话、短信等方式通知参训人员培训事宜；（10分钟）

4、培训工作中的组织执行；（根据培训时间长短从半天到2个月不等）

5、培训后的意见征集，反思总结等；（半天至一天）

6、年底统计年度老师授课情况，递交经理室审批后，交送至财务室发放培训课时费。

十、会议费制作（不定时，每月约两次）

【流程】

1、财务提供会议费发票，明确会议地点、承办部门、时间等要素；（5分钟）

2、根据要求，结合公司会议召开情况，按照会议费制作模板，拟定参会人员名单、会议预算表、会议审批表、会议通知四个材料。特别注意：会议预算要与发票金额基本吻合，参会人员名单要与会议主题匹配。（3小时）

反思——

会议费制作很头疼：一是上级公司多次退，导致一张发票要做好几次会议；二是很多会议费金额太大，或者都是餐费，很难做出符合实际情况的会议。建议以后金额太大的会议费分成几次会议出，既符合实际显得真实，可能也更容易通过上级审核。

十一、职场布置

根据领导安排及工作需要进行职场布置，不定时进行，规模大小不一。

【流程】

1、领导提出整修要求，或者自己向领导提出；

2、联系广告公司，询问价格，向综合部经理汇报；（价格高的须总经理审批）

3、确定好制作后，通知广告公司排版，确定版面后开始制作；

4、广告公司制作后，安排进行更换、布置；

5、在文件夹中登记好制作清单，到年底与广告公司核对，结算费用。

十二、组工、工会信息写作

组工信息一般写党务方面的信息，每月25日前上交一篇；工会信息写公司职工动态，每月一篇。工会活动较多，上面会有人督办。

十三、政府来文