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合同管理流程及审批模板合同风险控制工具指南

一、引言

合同是企业经营活动中明确权利义务、防范法律风险的核心载体，规范合同管理流程、强化审批环节管控，对保障企业合法权益、降低交易成本具有重要意义。本工具指南旨在提供一套通用化的合同管理流程框架、审批模板及风险控制要点，适用于各类企业日常业务场景中的合同全生命周期管理，助力实现合同管理标准化、合规化。

二、适用业务场景

本指南适用于企业以下需签订合同的业务场景，覆盖合同从发起至归档的全流程管理：

采购类：原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、维修）等；

销售类：产品销售、服务提供、项目合作等；

合作类：委托开发、联合研发、渠道合作、加盟代理等；

服务类：物流运输、仓储服务、广告宣传、信息技术服务等；

其他类：劳动合同、租赁合同、保密协议、担保合同等。

三、合同管理全流程操作指引

（一）合同发起与申请

阶段目标：明确合同需求，启动审批流程，保证合同背景真实、必要。

责任部门/人：业务需求部门（如采购部、销售部）、申请人（部门负责人指定的经办人*）。

操作要点：

需求部门根据业务需要，确定合作对方、合同标的、核心条款（如金额、履行期限、质量标准等）；

申请人填写《合同审批申请表》（见模板1），附上合作方背景资料（如营业执照复印件、资质证明）、需求说明、相关预算审批文件等附件；

部门负责人*对合同需求的合理性、必要性进行初审，签字确认后提交至法务部门/合同管理部门。

输出物：《合同审批申请表》（含附件清单）。

（二）合同起草与初步审核

阶段目标：根据需求拟定合同文本，保证核心条款完整、表述准确。

责任部门/人：业务部门经办人、法务部门/合同管理部门专员。

操作要点：

业务部门根据合作方信息及需求，参照企业《合同示范文本库》起草合同初稿，明确合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等核心条款；

法务部门/合同管理部门对合同初稿进行形式审核，检查：

合同主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）是否完整准确；

核心条款是否缺失，表述是否清晰无歧义；

是否存在违反法律法规或企业内部制度的条款；

附件清单与实际附件是否一致。

审核通过后，法务部门/合同管理部门将合同文本及审核意见反馈至业务部门；若存在重大问题，退回业务部门修改后重新提交。

输出物：合同修订稿、法务初步审核意见表（可记录在《合同审批申请表》审核栏）。

（三）法务审核与风险把控

阶段目标：识别合同法律风险，提出修改建议，保证合同合法合规。

责任部门/人：法务部门专员、法务负责人。

操作要点：

法务专员对合同条款进行全面法律风险审查，重点关注：

主体资格：合作方是否具备相应资质（如特种设备生产许可证、建筑业企业资质等），是否存在经营异常、失信记录；

权利义务：双方权利义务是否对等，是否存在“霸王条款”；

违约责任：违约责任是否明确、可执行，赔偿范围是否合理；

知识产权：涉及技术、商标、著作权的合同，明确归属及使用权限；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖地是否符合企业利益。

法务负责人对审核意见进行复核，签署《合同审核意见表》（见模板2），明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论；若需修改，列明具体修改建议及法律依据。

业务部门根据法务意见修改合同文本，修改后需再次提交法务部门确认，直至风险可控。

输出物：《合同审核意见表》、合同终审稿。

（四）财务审核与合规确认

阶段目标：确认合同财务条款的合规性、合理性，保障资金安全。

责任部门/人：财务部门专员、财务负责人。

操作要点：

财务专员审核合同中的财务相关条款，包括：

价款与支付：价格是否合理，支付方式（预付款、进度款、尾款）是否符合财务制度，收款账户信息是否准确；

税费承担：税费约定是否合法，是否符合企业税务筹划要求；

履约保证金/质保金：是否约定收取比例、返还条件及期限；

违约金与赔偿：违约金计算方式是否合理，是否超出法定限额。

财务负责人审核财务审核意见，确认合同财务风险可控后，在《合同审批申请表》财务审核栏签字。

输出物：财务审核意见（记录于《合同审批申请表》）。

（五）分级审批与决策

阶段目标：根据合同金额、重要性履行相应审批程序，保证决策合规。

责任部门/人：根据企业《合同管理办法》确定的审批权限（如部门负责人、分管副总、总经理、董事会）。

操作要点：

法务、财务审核通过后，申请人将《合同审批申请表》及相关材料提交至对应审批层级；

审批人需审核：

合同背景是否真实、业务是否必要；

审核流程是否完整（法务、财务意见是否明确）；

合同条款是否符合企业战略及利益；

超出权限的合同，是否履行了集体决策程序（如总经理办公会、董事会审议）。

审批人签署审批意见，明确“同意签署”“修改后签署”或“不同意签署”；若需修改，退回相关