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公司人事档案与行政档案共管自查报告

第一章共管背景与自查动因

1.1公司概况

深圳市锐驰智造科技有限公司（以下简称“公司”）成立于2015年，主营工业视觉检测设备的研发、生产与销售，员工规模312人，其中研发人员占比42%。公司实行“扁平化+项目制”管理，行政中心下设人事行政部，编制8人，统一归口管理人事档案与行政档案。

1.2政策触发

2024年3月，深圳市人社局发布《关于进一步加强企业人事档案服务的通知》（深人社发〔2024〕15号），要求“员工人数300人以上且设党委或党支部的企业，须在2024年6月底前完成人事档案与行政档案共管自查并提交整改报告”。公司党支部于2020年成立，现有正式党员46名，属于文件覆盖范围。

1.3内部痛点

2023年12月内部审计发现：

①员工A离职3个月后，其人事档案仍存放在行政档案柜，未做离职标识；

②2022年行政采购合同原件缺失，仅留存扫描件，导致税务稽查时无法出示纸质原件；

③档案柜钥匙由前台与HR各持一把，但无交接记录，2023年11月钥匙遗失一把，至今未补办。

董事会责令人事行政部在60天内完成“拉网式”自查并输出可落地的共管方案。

第二章法规与制度依据

2.1国家层面

《中华人民共和国档案法》（2020修订）第14条、第22条；《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕35号）第7条；《企业职工档案管理工作规定》