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档案管理规范与数字化手册

第1章总则与档案管理基础

1.1档案管理概述与定义

档案是组织在实现管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的文字、图表、声像、电子文档等原始记录，是记录组织活动、反映历史面貌、传承组织经验、服务决策制定的重要信息载体。②在数字化时代，档案不仅包含传统的纸质扫描件，更涵盖了通过OCR技术识别、辅助分类及云端存储的数字元数据，实现了“实体化”与“数字化”的深度融合。档案管理的核心在于“全生命周期管理”，即从档案形成、收集、整理、鉴定、归档、保管、利用到销毁的每一个环节都必须有章可循，确保档案的真实性、完整性和安全性。④档案界定需遵循国家标准GB/T50022-2014《归档文件整理规则》，明确哪些文件属于“归档范围”，哪些属于“非归档文件”，从而避免日常工作中随意丢弃或误入档案室。⑤档案的定义需结合具体行业特性，如企业档案侧重于经营过程记录，机构档案侧重于行政事务记录，而个人档案则侧重于个人成长轨迹，三者虽形式不同但核心逻辑一致。数字化档案的定义需包含物理载体与电子载体的同等法律效力，例如一份扫描并加密存储的旧合同，在归档时其电子元数据应与纸质原件同步保存，形成“双模备份”。

1.2档案管理基本原则

真实性原则要求档案在形成过程中必须客观记录，不得伪造、篡改或隐匿，确保档案内容能真实反映历史事实，是档案工作的灵魂所在。