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发布协调会议准备流程指南.docx

发布协调会议准备流程指南

一、会议筹备阶段准备流程

（一）方案制定。各单位需在收到会议通知后3个工作日内完成初步方案，方案内容应包含会议主题、参会人员、时间地点、主要议程等要素，并提交至协调办公室审核。方案审核通过后方可进入下一步工作。

（二）人员确定。各单位须在方案审核后2日内确定参会人员名单及主要发言人，并将名单报送协调办公室备案。重要领导参会需提前一周报备，确保安排到位。

（三）物资准备。会议所需物资清单由协调办公室统一制定，各单位需按照清单要求在规定时间内完成采购及准备工作。主要物资包括会议桌椅、投影设备、签到用品、资料袋等，需确保质量达标。

二、会前协调工作要点

（一）议程确认。协调办公室需在会前5个工作日完成最终议程制定，并组织各单位负责人进行确认。议程调整需经主要领导审批后方可执行。

（二）资料准备。各单位需在会前3日完成相关资料编制，包括政策文件、数据报告、工作总结等，并提交至协调办公室进行统一审核。资料审核需确保内容准确、格式规范。

（三）场地布置。会议场地由协调办公室统一安排，各单位需按照要求配合完成场地布置工作。布置标准包括会场标识、背景板制作、座位安排等，需确保符合会议规格。

三、会议执行阶段操作规范

（一）签到管理。协调办公室负责设置签到台，安排专人负责签到工作。参会人员需凭有效证件签到，并领取会议资料。签到表需实时更新，确保数据准确。