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会议资料印制配送管理办法.docx

会议资料印制配送管理办法

一、总则

（一）目的与依据。为规范会议资料印制与配送工作，提升行政效能，确保资料准确及时送达，依据国家相关法律法规及单位内部管理制度制定本办法。本办法适用于单位所有会议资料的印制、审核、分发、回收等全过程管理。

（二）适用范围。本办法涵盖各类会议文件、报告、手册、证件等资料的制作与配送，包括但不限于董事会、股东会、部门会议、外部交流活动等。

（三）基本原则。坚持统一管理、按需印制、高效配送、责任到人的原则，实现资源节约与工作规范的双重目标。

二、组织与职责

（一）职责划分。办公室作为资料印制配送工作的归口管理部门，负责统筹规划、流程监督与质量把控；各需求部门负责提出资料需求、审核内容准确性；信息技术部门负责设备维护与技术支持；后勤保障部门负责物资运输与场地协调。

（二）岗位职责。办公室主任对整体工作负总责，分管副主任协助管理；资料管理员负责具体执行，需持证上岗；审核人员须由部门主管或指定专人担任；配送人员需遵守保密规定。

（三）协作机制。建立跨部门联席会议制度，每月召开一次，通报工作进度，解决存在问题。各部门需指定联络员，负责信息传递与对接。

三、印制管理

（一）需求提报。各部门需在会议召开前7个工作日提交《会议资料印制申请表》，内容包括会议名称、时间、地点、参会人数、资料种类、数量及特殊要求等。电子版通过OA系统提交，纸质版交至办公室。