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档案管理规范与使用指南（执行版）

第1章总则与职责界定

1.1档案管理适用范围与定义

本章节所指的“档案”是指组织在业务活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据及其他形式的历史记录，涵盖从业务发生到归档的全过程，是组织记忆与决策依据的核心载体。适用范围严格限定于本组织内部运营产生的原始凭证、合同、项目文件、会议记录、人事档案及各类专项研究报告，不包括外部移交的档案或已销毁的旧档案。

定义中强调“直接形成”与“业务关联”，确保档案不仅记录历史，更能还原业务流程中的因果关系，为后续的风险评估与合规审查提供事实支撑。适用范围依据《档案法》及本组织《内部控制手册》制定，任何新入职员工在接手工作前，必须完成档案移交手续，方可纳入统一管理序列。对于数字化档案，适用范围延伸至所有存储于服务器、移动硬盘及云端平台的电子数据，无论其物理形态如何演变，均受同一套管理规范约束。

本定义旨在统一全组织对“什么是档案”的认知，避免业务部门将临时草稿误作档案归档，或因缺乏意识导致关键数据流失，确保档案管理的严肃性与完整性。

1.2档案管理组织机构职责

档案室作为本组织专职机构，其核心职责是建立统一标准的档案管理制度，并监督各部门对档案的收集、整理与移交工作。档案室具体负责档案的接收、分类、编目、保管、修缮以及销毁等全生命周期管理，确保档案实体化与数字化双轨并行。