企业介绍信管理制度.docxVIP

企业介绍信管理制度

一、制度总则

为规范企业介绍信的管理与使用，防范因介绍信滥用、误用引发的法律风险与经营损失，保障企业合法权益及对外形象的统一性，结合公司实际经营需求，制定本制度。本制度所称“企业介绍信”是指以公司名义出具，用于证明员工身份、说明公务事由、联系外部单位或个人的书面凭证，包括纸质版与电子版（含电子签章版）。

本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工）因公务需要对外联系、商务洽谈、资料调取、资质证明等场景下的介绍信开具与使用行为。非公务用途（如私人事务、无关第三方委托等）不得申请开具企业介绍信。

二、管理职责划分

（一）行政事务部（以下简称“行政部”）为企业介绍信的统筹管理部门，具体职责包括：

1.制定并修订企业介绍信模板（含纸质版与电子版），明确基本要素（如公司全称、编号、开具日期、接收单位/个人、事由说明、有效期、经办人姓名及职务、联系电话[仅留公司总机]、审批人签字/电子签章等）；

2.建立介绍信编号规则（规则为：公司简称首字母+年份+部门代码+流水号，例如：ABC2024-FW-001，其中“FW”代表法务部），实行全生命周期编号管理；

3.设立介绍信专用登记台账（纸质版与电子版同步），记录开具时间、编号、事由、有效期、经办人、接收单位、归还/核销状态等信息；

4.负责介绍信的实际开具、发放、归档及销毁工作，定期（每季度）对介绍信使用情况进行核查，形成核查报