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会议室预约调度管理规范流程

一、总则

（一）目的规范。为加强会议室资源管理，提高使用效率，保障会议活动顺利开展，特制定本规范流程。

（一）适用范围。本规范适用于公司所有部门及外部合作单位在会议室的预约、调度及使用管理。

（二）基本原则。会议室使用遵循“统一管理、按需预约、高效利用、规范操作”的原则。

二、组织架构与职责

（一）权责划定。各部门行政负责人是本部门会议室使用管理的第一责任人，需确保本部门预约流程符合本规范。

（二）管理部门职责。行政部作为会议室管理的归口部门，负责会议室的日常维护、调度协调及使用监督。

（三）使用部门职责。各部门需提前提交预约申请，按批准的用途使用会议室，并负责保持室内设施完好。

三、会议室资源清单

（一）清单编制。行政部需建立公司会议室资源清单，包括会议室名称、位置、容纳人数、设备配置等信息。

（二）动态更新。会议室资源清单应每年至少更新一次，新增或淘汰的会议室需及时调整清单内容。

四、预约申请与审批流程

（一）申请条件。使用会议室需提前提交预约申请，特殊情况可按规定申请临时使用。

（二）申请渠道。通过公司OA系统或指定邮箱提交预约申请，填写会议主题、时间、参与人数、所需设备等信息。

（三）审批权限。部门内部会议可直接预约；跨部门会议需经行政部审核；重要会议需报主管领导批准。

五、使用规范与标准

（一）使用要求。会议室使用应遵守以下标准：会议开始前15