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合同文本电子化归档操作手册

一、总则

（一）目的规范。为推进合同文本电子化归档工作，实现合同管理标准化、规范化、信息化，提高工作效率，降低管理成本，特制定本操作手册。

（一）适用范围。本手册适用于公司所有部门及员工，涵盖合同文本电子化归档的全过程，包括合同签订、履行、变更、终止等各阶段的电子化处理及归档要求。

（一）基本原则。合同文本电子化归档工作应遵循合法合规、安全保密、完整准确、高效便捷的原则，确保电子化归档的合同文本真实、完整、可追溯。

二、组织架构与职责

（一）领导小组。公司成立合同文本电子化归档工作领导小组，由分管领导担任组长，各部门负责人为成员，负责统筹协调电子化归档工作，审批相关制度及重大事项。

（一）归档管理部门。办公室负责合同文本电子化归档工作的日常管理，制定具体操作规程，监督执行情况，定期开展检查评估。

（一）业务部门职责。各业务部门负责本部门合同文本的收集、整理、初审及电子化转换工作，确保合同内容的真实性和完整性。

（一）技术支持部门职责。信息中心负责提供电子化归档系统的技术支持，保障系统稳定运行，定期进行数据备份和恢复演练。

（一）保密管理职责。保密办公室负责监督合同文本电子化归档过程中的保密工作，对涉密合同进行特殊管理，防止泄密事件发生。

（一）培训与考核职责。人力资源部负责组织合同文本电子化归档相关培训，对员工进行考核，确保全员掌握操作技能和规范要求。