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(2026)合同档案管理制度文档(2篇)

合同档案管理制度文档一

一、总则

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门在经营管理活动中形成的各类合同档案管理。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、会议纪要、验收报告等。

二、合同档案管理职责

1.档案管理部门

档案管理部门是公司合同档案的综合管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度；指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理和归档工作；集中保管公司的合同档案；开展合同档案的编目、检索、统计等工作，为公司各部门提供合同档案的查阅、借阅服务；定期对合同档案进行鉴定，按规定做好档案的销毁工作。

2.合同承办部门

合同承办部门是合同档案的直接责任部门，负责本部门合同档案的收集、整理和初步审核工作；按照规定的时间和要求，将合同档案移交档案管理部门归档；对本部门归档合同的真实性、完整性和有效性负责；在合同履行过程中，及时收集、整理与合同有关的各种资料，并妥善保管；协助档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等利用工作。

3.法务部门

法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见；参与重大合同的谈判