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制造业采购部采购员供应商管理维护手册

第1章供应商基础档案与准入管理

1.1供应商基础信息登记规范

建立统一的供应商基础信息数据库，所有入库供应商必须提供统一社会信用代码、营业执照号、法定代表人全名、注册地址及联系电话等核心要素，确保信息真实可追溯；实行“一人一号”原则，严禁重复注册或信息模糊，对于新供应商需通过系统自动校验其主体资格，缺失关键证照信息的供应商直接退回重报；

规范基础信息的填写格式，要求所有字段（如注册资本、成立日期、经营范围）必须为完整且准确的字符串，禁止使用“大概”、“可能”等模糊词汇，确保数据录入的严谨性；设定基础信息变更的触发阈值，当供应商的注册地址变更、法定代表人变更或股权结构发生重大变化时，必须在3个工作日内发起信息更新申请并重新提交；实施信息校验机制，系统自动比对基础信息与工商登记档案，发现地址变更未备案或法人信息不一致时，自动锁定该供应商并提示人工复核；

建立基础信息定期体检机制，每季度对基础档案进行一次全面扫描，清理长期未更新或存在逻辑矛盾的冗余数据，保持档案库的鲜活度。

1.2供应商资质审核标准

严格审查营业执照的“三证合一”状态及经营范围是否包含拟采购产品的具体品类，确保资质范围覆盖采购需求，且无超范围经营嫌疑；核查法定代表人身份证明及授权委托书的完整性与有效性，确认授权链条清晰，确保采购指令发出的主体具有合法的代