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2025年零售业采购部专员供应商合同管理手册

第1章

1.1总则

本手册旨在规范公司采购部专员在供应商合同全生命周期中的操作流程，确保合同条款的合法性、严谨性及可执行性，从而有效防范法律风险并保障公司资产安全。适用范围涵盖公司所有类型供应商（包括战略型、核心型及一般型）的合同签订、谈判、起草、审批、归档及后续变更、终止等全流程管理活动。

合同管理遵循“合法合规、风险控制、价值最大化”三大核心原则，任何合同草案均需在法务部门及采购部的双重审核通过后方可生效。本手册依据《中华人民共和国民法典》及公司《采购管理办法》制定，特别针对2025年行业新规中关于电子签名及数据隐私保护的要求进行了专项细化。采购部专员作为合同执行的直接责任人，必须严格执行“先审批后签署”制度，严禁未经批准擅自签署包含不可抗力免责条款或超过授权金额的合同。

所有合同文件必须保持版本一致性，严禁使用过时版本进行商务谈判，确保合同内容与实际业务场景及最新法律法规完全匹配。

1.2组织架构与职责分工

公司设立“供应商合同管理委员会”作为最高决策机构，由CEO及CFO担任主席，负责审定年度采购预算上限及重大合同标的额，确保采购决策符合公司整体战略。采购部专员是合同管理的核心执行者，负责收集供应商信息、起草合同草案、组织商务谈判，并负责将合同送交法务及财务部门进行合规性审查。

法务部门拥有合同审查的否决权，