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金融行业董事会办公室秘书董事会会议记录收集手册（执行版）

第1章会议组织与筹备管理

1.1董事会会议议题的筛选与立项

议题筛选遵循“必要性、相关性、可行性”三维度标准，由董事长或授权秘书根据董事会会议议程草案进行初步评估，确保议题直接服务于公司战略决策，避免无效讨论。对每个议题进行立项时，需明确议题名称、核心决策事项、预计所需时长（如30分钟或90分钟）及所需参会人数，并在立项单上签字确认，形成可追溯的议题台账。

建立议题优先级排序机制，依据议题对公司年度经营目标的影响程度，将高优先级的战略议题置于议程首位，低优先级事项安排在会议后半段或作为备选方案处理。在立项阶段必须完成议题的合规性审查，对照《公司章程》及最新法律法规，剔除涉及个人隐私、商业机密泄露或违反国家强制性规定的敏感议题。对于涉及重大并购、融资或高管薪酬调整的议题，需提前引入外部法律顾问或行业专家进行预审，确保决策流程符合监管机构的合规要求。

立项完成后，需在电子系统中唯一的议题编码，并同步更新至董事会会议管理系统，确保所有参会人员能实时查阅最新议题清单，杜绝遗漏。

1.2会议通知的发出与确认

会议通知需通过正式邮件、OA系统或纸质红头文件发出，确保信息渠道多样且送达率100%，通知中必须包含会议时间、地点、议程概要、参会人员要求及联系方式等关键要素。发出通知后需设定合理的响应窗口期