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2025年建筑业办公室秘书档案管理工作手册

第1章总则与职责规范

1.1档案管理基本方针与原则

坚持“真实性、完整性、安全性”三大核心原则，严禁任何人在归档前对纸质文件进行涂改、拼接或伪造，确保档案反映的建筑企业真实面貌。确立“分类科学、检索便捷、利用高效”的工作导向，依据国家《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及行业标准，对2025年新建、改建、扩建工程的所有图纸、合同、验收记录建立标准化分类体系。

贯彻“源头管控、全过程记录”的管理理念，从项目立项的可行性研究报告开始，至竣工决算的审计报告结束，将档案管理工作嵌入工程建设的全生命周期，杜绝后期补录。遵循“分级管理、权责分明”的架构原则，明确项目经理为第一责任人，秘书部门为直接执行主体，确保每一项工程档案都有专人、专责、专账对应。实施“动态更新、定期清理”的长效机制，对已归档5年内的电子档案进行数字化扫描与迁移，对超期未归档的纸质文件进行限期整改，确保档案库的鲜活度。

建立“培训先行、制度先行”的准入机制，所有参与2025年档案管理的员工必须通过档案专业基础知识考核，签署保密承诺书，从源头提升全员档案素养。

1.2办公室秘书档案管理职能定位

秘书部门作为企业档案管理的“中枢神经”，负责统筹规划年度档案工作，制定实施方案，并直接向企业高层汇报档案建设进度与存在问题，不越级指挥。秘书团