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(2026)合同管理档案管理制度(3篇)

合同管理档案管理制度一

总则

为加强公司合同管理档案的规范化、科学化、信息化建设，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。合同管理档案是指公司在合同订立、履行、变更、解除等过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。合同管理档案工作实行集中统一管理与分级负责相结合的原则，确保合同档案的完整、准确、系统和安全。

合同档案管理机构及职责

公司设立合同档案管理领导小组，由公司总经理任组长，分管副总经理任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹规划、协调指导公司合同档案管理工作，研究解决合同档案管理中的重大问题。公司综合管理部是合同档案的归口管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度，指导、监督和检查各部门合同档案管理工作；接收、整理、保管和提供利用公司合同档案；组织开展合同档案的鉴定、销毁等工作。各部门负责本部门合同的起草、签订、履行等工作，并按照本制度的要求及时将合同及相关资料移交综合管理部归档。

合同档案的收集与整理

合同签订部门在合同签订后[X]个工作日内，将合同正本一份、副本若干份及相关附件、审批文件等资料移交综合管理部归档。合同履行过程中形成的补充协议、变更协议、会议纪要、往来函件、验收报告、结算凭证等资料，由合同签订部门在资料形成后[X]