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工程建设项目资料归档管理规范

一、总则

工程建设项目资料是项目建设全过程的真实记录，是项目竣工验收、维护管理、改扩建以及法律追溯的重要依据。为规范工程建设项目资料的归档管理工作，确保资料的真实性、完整性、系统性和可追溯性，充分发挥其在工程建设及后续管理中的作用，特制定本规范。

本规范适用于各类新建、扩建、改建的工程建设项目（以下简称“项目”）的资料归档管理。凡参与项目建设的建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关单位，均应遵守本规范。

项目资料归档管理应遵循以下基本原则：

1.真实准确原则：资料必须真实反映项目建设的实际情况，数据准确无误，签字手续完备。

2.完整系统原则：资料应齐全完整，能够系统反映项目从立项到竣工验收的全过程，并符合相关专业技术规范要求。

3.规范有序原则：资料的形成、收集、整理、组卷、归档应符合国家及行业相关标准和规定，做到条理清晰、查阅方便。

4.安全保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的资料，应采取有效措施进行保密管理，确保资料安全。

5.易于利用原则：归档资料应便于检索、查阅和利用，满足项目后续管理、审计、维护等多方面需求。

二、管理机构与职责

项目资料归档管理实行统一领导、分级负责的管理体制。

建设单位是项目资料归档管理的责任主体，应明确分管领导，设立或指定专门的档案管理部门或配备专职（兼职）档案管理人员，负责组织、协调、监督和指导项目各参与单位的资料形成、收集、整理、归档工作，并最终接收和保管项目全部归档资料。其主要职责包括：

*贯彻执行国家及地方有关工程档案管理的法律法规和标准规范。

*制定项目资料归档管理细则和工作流程。

*组织对项目各参与单位资料管理人员的业务培训。

*监督检查勘察、设计、施工、监理等单位资料的形成质量和归档进度。

*组织项目竣工图的编制、审核和验收工作。

*负责项目全部归档资料的接收、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

勘察、设计单位应指定专人负责本单位形成的项目资料的收集、整理、组卷和归档工作，对其形成资料的真实性、准确性和完整性负责，并在规定时间内向建设单位移交符合要求的归档资料。

施工单位应设立项目资料管理部门或配备专职资料管理人员，负责施工过程中各类资料的形成、收集、整理、审核、组卷和归档工作，确保施工资料与工程进度同步，真实反映施工实际情况，并在工程竣工验收前向建设单位（或监理单位）移交符合要求的施工资料。

监理单位应配备专职或兼职资料管理人员，负责监理资料的收集、整理、审核、组卷和归档工作，对施工单位移交的施工资料进行审核，并在工程竣工验收前向建设单位移交符合要求的监理资料。

其他参与单位（如检测单位、材料设备供应单位等）应负责本单位在项目建设过程中形成的相关资料的收集、整理，并按合同约定或建设单位要求向相关方移交。

三、资料的形成与收集

项目资料的形成与收集应贯穿于项目建设的全过程，从项目立项、勘察设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收直至项目后评价的各个阶段。

立项决策阶段：主要收集项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告、立项批复文件、环境影响评价报告及批复、土地使用证、规划许可证等前期审批文件资料。

勘察设计阶段：主要收集工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、地形测量图、初步设计文件、技术设计文件（如有）、施工图设计文件、设计计算书、设计变更文件、图纸会审记录、设计交底记录等。

招投标与合同阶段：主要收集招标文件、投标文件、中标通知书、施工合同、勘察合同、设计合同、监理合同、设备采购合同、材料采购合同等各类合同及相关附件。

施工准备阶段：主要收集施工组织设计、施工方案、专项施工方案、施工图审查合格书、施工许可证、质量监督手续、安全监督手续、原材料及构配件出厂合格证、检验（试验）报告、施工机械设备进场验收记录等。

施工阶段：这是资料形成的关键时期，应重点收集和整理以下资料：

*施工日志、监理日志。

*测量放线记录、工程定位测量记录。

*原材料、半成品、构配件、设备的进场检验记录、见证取样送检记录及试验报告。

*隐蔽工程验收记录、检验批验收记录、分项工程验收记录、分部工程验收记录。

*施工试验记录（如混凝土试块试验、砂浆试块试验、钢筋连接试验等）。

*工序交接检验记录。

*工程变更洽商记录、工程签证单。

*质量事故处理记录、安全事故处理记录。

*分部分项工程质量评定资料。

*施工影像资料（照片、视频）。

竣工验收阶段：主要收集单位工程竣工验收记录、工程竣工报告、勘察单位质量检查报告、设计单位质量检查报告、监理单位质量评估报告、施工单位质量保修书、工程竣工图、竣工验收备案文件、消防验收文件、环保验收文件、规划核实文件