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2025年行政行业办公室办公室文员行政公文处理手册

第1章公文收发管理

1.1公文接收登记与初审

接收环节需严格执行“首问负责制”，文员在收到纸质或电子公文件时，必须第一时间在OA系统或纸质登记簿上登记收件时间、文号、来源单位及拟办部门，严禁漏登、错登，确保“件件有记录，事事有回音”。初审人员需依据《党政机关公文处理工作条例》核对公文格式，重点检查文号是否连续、标题是否完整、发文字号是否规范（如“国发〔2024〕15号”格式），发现缺页、错字、格式错误等情况必须当场退回并备注，不得直接代拟意见或口头传达。

对于涉及国家秘密、商业秘密或内部敏感信息的公文，必须在签收时进行“密级确认”，由专人核对密级标识，若发现密级标注模糊或与实际文件不符，应立即暂停流转并上报分管领导。接收登记后，文员需根据公文紧急程度（特急、加急、普通）和重要程度（重要、一般）在系统中自动或手动设定流转节点，特别是要为“特急”类公文设置24小时内的响应时限，避免延误。针对电子公文，系统应自动触发“待办提醒”，文员需实时查看系统中已催办超过3天的“待办”任务清单，对即将到期的公文必须主动发起催办流程，防止因系统自动流转导致的公文积压。

初审结论需明确填写“拟办意见”或“退回说明”，若拟办意见为“转办”，需同步新的流转单号并更新至系统中，确保公文流转路径清晰可追溯，形成闭环管理。

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