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日常行政办公流程及职责说明书

一、引言

为规范公司日常行政办公行为，明确各岗位职责，提高工作效率，保障行政工作有序开展，特制定本说明书。本说明书适用于公司全体员工，涵盖办公用品管理、会议室使用、文件收发、访客接待及考勤异常处理等高频行政场景，旨在为行政工作提供标准化操作指引。

二、办公用品申领与发放管理

（一）适用工作情境

新员工入职需领取办公文具（如笔、笔记本、文件夹等）；

部门日常办公用品（如打印纸、墨盒、订书机等）耗尽需补充；

特殊办公需求（如活动物料、部门专属设备）的临时申领。

（二）标准化操作流程

步骤1：提交申领申请

申领人登录公司OA系统，进入“办公用品管理”模块，填写《办公用品申领单》，注明申领物品名称、规格、数量、申领部门、用途及申领人信息。

特殊物品（如高价设备、定制物料）需在“备注”栏说明使用需求，并附部门负责人签字的纸质申请单（扫描至系统）。

步骤2：部门审核

部门负责人*登录OA系统审核申领单，重点核查物品必要性及申领数量合理性（如常规办公用品按月度标准控制，超额申领需注明原因）。

审核通过后，系统自动流转至行政部；审核驳回需注明原因并退回申领人。

步骤3：行政部审批与库存核对

行政专员*收到申领单后，1个工作日内完成审批：

常规物品：库存充足则直接审批；库存不足则与申领人沟通调整数量或预计发放时间。

特殊物品：根据采购预算及实际需求审批，必要时提交行政经