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行政行业办公室行政助理公文收发与档案管理手册

第1章公文规范与收发流程

1.1公文处理基础标准与格式要求

在公文处理中，必须严格遵循国家《党政机关公文处理工作条例》的格式规范，确保公文标题、发文字号、签发人、主送机关等要素齐全且准确无误，任何格式错误都可能导致公文退回或归档失败。公文正文排版需采用仿宋_GB2312字体，字号为三号，行间距设置为固定值28磅，段落首行缩进两字符，数字、字母、标点符号与正文同排，严禁出现空行、换行或缩进不一致的情况。

公文用纸面宽23厘米，线宽0.35毫米，符合国家标准A4纸规格，纸张应采用80克纯白或略带纹理的特种纸，严禁使用旧报纸、打印纸或有色纸张，以确保印刷质量和长期保存。公文签发前必须经过审核、会签、用印、登记、校对等完整闭环流程，其中会签环节需由办公室、业务科室、印章管理部门三方负责人共同签字确认，缺一不可。公文用印必须使用红色印章，印章位置不得超出红圈范围，骑年盖月位置必须端正，骑年盖月处不得压盖正文，且印章不得出现变形、模糊或私刻私盖现象。

公文流转过程中，所有流转单、签收单及催办单等附件必须与正文一同归档，流转单需记录发件人、收件人、流转日期、办理结果及经办人签字，确保责任可追溯。

1.2公文收文登记与签收管理

收文登记是公文流转的起点，必须建立严格的“日清日结”制度，对当日收到的每一份公文的标题、文号、密级