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行政行业办公室文员档案管理规范手册

第1章总则

1.1档案管理适用范围

本手册适用于行政办公室内所有涉及文字、数据、图表、声像资料等载体形成的具有保存价值的档案，涵盖日常办公文书、合同协议、会议纪要、人事档案及专项工作档案的收集、整理、保管与利用全流程。②适用范围明确包括行政部日常运转产生的各类电子文档、纸质文件、扫描件及光盘，以及因工作变动或项目结束移交至档案室的档案资料。所有在行政办公室内发生的、具有长期保存价值的原始记录，无论其形式是打印稿、手写批注还是电子草稿，均纳入本手册的监管范畴。④本手册特别适用于行政文员在档案整理、借阅登记及保密管理中的具体操作规范，确保每一份档案都能被准确识别和有效利用。⑤适用范围不仅限于行政部内部，也延伸至因行政工作产生的跨部门协作产生的档案材料，如项目审批单、往来函件等，确保行政工作的连续性不受档案缺失影响。所有行政人员及兼职档案管理员在履行岗位职责时，必须严格遵守本手册中关于档案分类、归档时限及保密要求的规定，不得随意丢弃或私自处理档案材料。

1.2档案管理基本原则

坚持“实事求是、客观真实”原则，严禁在档案整理过程中进行任何形式的篡改、伪造或选择性记录，确保每一份档案内容准确无误、来源可查。②坚持“全面完整、安全有效”原则，要求档案收集必须做到时间跨度覆盖完整、内容要素齐全，同时必须建立严格的安全防护机制，防止档案损毁或丢失。坚持