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信息技术应用与信息安全指南（执行版）

第1章信息技术应用基础规范

1.1办公自动化系统使用规则

系统启动前，必须检查操作系统版本是否支持所安装的Office套件（如Office2019或365），若系统版本过低（如Windows7不支持最新Office365功能），需立即升级至兼容版本，否则将无法打开文档。登录办公自动化系统时，必须使用唯一标识的账号密码，严禁使用他人账号或强密码，系统会实时验证密码复杂度（至少包含大小写字母、数字及特殊符号），验证失败将锁定账号30分钟。

日常办公中，所有邮件往来必须通过系统内置的“企业邮箱网关”转发，禁止使用个人私人邮箱（如Gmail、QQ邮箱）处理涉密或公司内部数据，系统后台会监控非网关邮件并自动拦截。文件传输功能仅允许通过公司指定的私有云盘（如百度网盘企业版或公司自建NAS）进行，禁止使用第三方网盘或移动硬盘直接访问服务器，前需扫描病毒并填写《数据出境安全评估表》。系统内所有文档需统一使用公司标准模板格式（如.docx格式且字体为宋体，字号为三号），禁止使用Word自带的“自动排版”功能随意调整段落间距，否则会导致归档检索失效。

系统操作日志必须实时记录操作人、时间及操作内容，每月由IT部门导出并备份至异地服务器，任何账号变更或离职人员需完成账号注销及日志数据清洗，确保责任可追