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档案管理规范与归档手册

第1章

1.1归档范围界定

根据《机关档案管理规定》及行业通用标准，归档范围界定首先需明确“应归档”与“可不归档”的界限。对于具备长期保存价值的凭证性材料、统计资料、科技档案及会议记录等，必须纳入归档范围；而一次性使用的草稿、试验数据、内部便签等非永久性材料，则属于可不归档范畴。在界定过程中，需依据“四性原则”（真实性、完整性、系统性、有效性）进行筛选。例如，某企业财务部门在年度决算时，必须将当年的原始凭证、会计账簿及银行对账单完整归档，而仅作为内部记账参考使用的电子草稿，若未形成正式归档卷宗，则不纳入本次归档范围。

归档范围界定需结合单位性质与业务特点进行差异化处理。对于政府机关，重点在于行政文书、人事档案及基建项目档案；对于企业，则侧重合同、专利、知识产权及生产运行记录。例如，某科技公司需额外归档其研发项目的立项书、结题报告及核心备份，以符合科技档案归档要求。界定范围时，必须遵循“谁产生、谁归档”的源头管理原则，严禁将已归档档案再次作为归档材料处理，防止重复归档现象。同时，对于跨部门协作产生的联合文档，应明确牵头部门负责归档，其他部门配合提供支撑材料。界定范围还需考虑法律法规的强制性要求。依据《中华人民共和国档案法》及相关保密法规，涉及国家秘密、商业秘密或重要社会公共利益的档案，无论是否产生，均必须纳入法定归档范围，不得因单位内部流程而省略。

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