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介绍信开具使用及回收管理规程（2025）

第一章总则

第一条为进一步规范企业行政管理秩序，强化对外联络与业务往来的合规性控制，有效防范因介绍信开具、使用及保管不当引发的法律风险与经营风险，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》及公司内部印章管理制度等相关规定，结合公司2025年度数字化管理升级的实际情况，特制定本管理规程。

第二条本规程所称介绍信，是指公司对外出具的、用以证明被派遣人员身份、授权其前往特定单位或部门办理特定公务的书面凭证。介绍信具有证明持信人身份与明确委托授权双重法律属性，是公司对外行使权利、承担义务的重要载体。

第三条介绍信管理遵循“统一领用、专人负责、严格审批、闭环管理”的原则。所有介绍信的开具、使用、登记、回收及存档工作均须纳入公司行政办公系统进行全生命周期管理，确保每一份介绍信均有据可查、有迹可循。

第四条本规程适用于公司总部各部门、各分公司及全资子公司（以下统称“各单位”）的介绍信管理工作。控股子公司可参照本规程制定自身管理办法，但不得低于本规程的管理标准。

第二章职责分工

第五条行政部（或综合管理部）是介绍信的归口管理部门，其主要职责包括：

（一）负责介绍信模板的设计、修订、排版与印制，确保介绍信格式符合法律规范及公司CI形象要求；

（二）负责建立和维护《介绍信开具台账》，包括电子台账与纸质台账，确保数据实时同步；

（三）负责