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公司会议记录管理与会议文件归档规定

1总则

1.1为全面规范公司全层级会议的记录管理行为，保障会议决策信息的真实性、完整性、可追溯性，实现会议文件归档的标准化、流程化、安全化，规避因会议内容漏记、文件遗失、涉密信息泄露引发的经营风险，为后续任务督办、责任界定、历史溯源提供权威依据，特制定本规定。

1.2本规定适用于公司及下属全资子公司、控股子公司所有正式组织的会议管理范畴，覆盖包括股东大会、董事会、监事会（以下简称“三会”）、经营层办公会、跨部门专项协调会、项目评审会、部门周/月例会、外部行业会议参会衍生会议文件、公司级大型活动配套工作会议在内的全部会议类型，所有会议主办部门、参会人员、记录人员、档案管理人员均需严格遵照本规定执行。临时召集的3人及以上涉及决策输出的非正式磋商会议，也需参照本规定的最低标准完成记录与文件留存，不得出现决策无迹可查的情况。

1.3权责划分

1.3.1行政中心为公司会议记录与归档工作的归口管理部门，负责本规定的修订迭代、统一会议记录与归档模板、搭建会议文件专属存储系统、定期开展专项巡检与业务培训、统筹全公司档案资源的调度与运维，对全公司会议管理合规性承担督导责任，每年至少组织2次面向全公司记录岗、档案联络员的业务技能培训，覆盖人数不低于对应岗位总人数的95%。

1.3.2会议主办部门为会议记录与文件归集的第一责任主体，部门负责人需指定符合资质