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原始记录管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范本单位各项活动的原始记录管理，确保信息的真实、完整、准确与安全，为决策、追溯、审计及持续改进提供可靠依据，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。

（二）定义

本制度所称原始记录，是指在各项业务活动、管理过程中直接形成的，能够反映活动真实情况的各种形式的记录载体，包括但不限于纸质文档、电子文档、录音、录像、实物样本等。

（三）适用范围

本制度适用于本单位各部门及全体员工在履行职责过程中形成的所有原始记录的产生、填写、审核、流转、保管、利用和销毁等管理活动。

（四）管理原则

原始记录管理遵循以下原则：

1.真实准确原则：记录内容必须真实反映客观事实，数据准确无误。

2.及时完整原则：记录应在活动发生时及时形成，内容完整，要素齐全。

3.规范有序原则：记录的格式、填写、签署、编号等应符合规定，流转有序。

4.安全保密原则：对涉及商业秘密、敏感信息的原始记录，应采取相应保密措施，确保信息安全。

5.可追溯性原则：原始记录应清晰反映各项活动的过程和结果，具备可追溯条件。

二、管理职责

（一）单位层面

单位指定专门部门（如办公室或质量管理部）作为原始记录管理的牵头部门，负责统筹协调、制度制定与修订、监督检查及跨部门协作。

（二）各部门职责

各部门负责人为本部门原始记录管理的第一责任人，负责组织本部门人员学习和