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文创发展公司视频会议系统使用与管理制度

一、总则

1.1制定目的

为规范公司视频会议系统的开通、使用、运维、保密及收尾全流程管理，适配文创行业跨地域IP合作洽谈、远程项目评审、创意方案研讨、外部供应商对接、异地团队协同等高频远程办公场景。解决日常视频会议随意发起、设备调试不规范、会议纪律松散、内容涉密失控、会议资料留存混乱、系统滥用闲置并存等管理问题，统一视频会议使用标准、运维流程与管控要求，保障远程会议高效、规范、安全开展，提升公司跨部门、跨主体协同办公效率，防范会议内容泄密、工作推诿、记录缺失等各类风险，特制定本管理制度。

1.2适用范围

本制度适用于文创发展公司各职能部门、业务部门及全体在岗员工，覆盖公司官方视频会议系统的所有使用场景。包含内部工作例会、项目评审会、创意方案讨论会、部门协同推进会，以及对外IP合作洽谈、品牌联名对接、服务商沟通、客户远程对接、行业线上交流等各类公私视频会议。全面规范会议预约、系统调试、账号使用、参会纪律、会议过程管控、录音录像管理、资料归档、系统运维等全环节工作，所有使用公司视频会议系统开展工作的岗位及人员均严格遵照本制度执行。

1.3制定依据

本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》及企业办公设备与信息化系统管理相关规范制定，结合文创企业会议内容多涉及未公开创意方案、IP策划思路、未落地项目规划、合作底价信息的