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关于费用报销流程调整的商洽函[5篇]

关于费用报销流程调整的商洽函第1篇

尊敬的收件单位名称：

鉴于公司业务发展需要，为进一步优化费用报销流程，提升财务管理和合规性，现就费用报销相关事项作出如下调整，望贵单位予以配合与支持。

一、背景与目的说明

为适应公司经营规模扩大、业务范围拓展及内部管理精细化要求，现对费用报销流程进行优化调整，旨在提升报销效率、加强财务合规管理、保证费用支出真实、有效、合规，同时为后续财务审计及绩效考核提供可靠依据。

二、具体事项详细描述

1.报销流程优化

原报销流程中，费用报销需通过公司内部系统提交，经部门审批后由财务部审核。现将流程调整为：

报销申请需通过公司内部系统提交，提交后由部门负责人初步审核；

审核通过后由财务部进行合规性审核及金额核对；

财务部审核通过后，由财务部直接支付。

所有报销凭证需提供原始凭证及复印件，且需在系统中上传扫描件，保证凭证完整、清晰、可追溯。

2.报销范围调整

原报销范围包括差旅费、办公用品、会议费、交通费等，现将报销范围扩展至：

原始凭证及复印件；

电子发票或税票；

与业务相关且符合公司财务规定费用支出。

3.报销时限要求

报销申请须在发生费用后7个工作日内提交至财务部，逾期将视为未报销；

财务部将在10个工作日内