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2026年传媒公司合同管理档案维护制度

本制度适用于XX传媒集团（以下简称“集团”）总部、各全资/控股子公司、旗下艺人工作室、内容制作中心全主体，自2026年1月1日起正式施行，所有对外签署的民商事合同、补充协议、备忘录、意向书、框架合作协议及附属文件均纳入本制度管理范畴，涵盖艺人经纪合约、内容制作合作协议、广告投放代理合同、IP授权/转让协议、投融资协议、劳动/劳务合同、物资/服务采购合同、场地租赁协议等全类别合同文件。

一、责任主体划分

集团行政中心档案管理部为合同档案一级管理部门，统筹全集团合同档案的标准制定、监督考核、灾备管理工作，配置3名专职档案管理员，均需持有国家档案局颁发的《档案管理专业资格证书》，上岗前需完成传媒行业合同分类、涉密信息管理、系统操作三项专项培训，考核合格率达100%方可履职。各业务线按合同体量配置专属对接人员：年合同归档量超200份的业务线（含艺人经纪部、内容制作中心、广告商务部、IP运营中心）配置2名专职合同档案专员；年归档量100-200份的业务线（含投融资部、品牌部、行政采购部）配置1名专职合同档案专员；年归档量不足100份的业务线可由行政岗兼任对接人，但需通过集团档案部统一组织的业务考核，每季度复训一次，考核不合格的取消对接资格。

法务部负责合同归档前的合规校验，确认合同条款与审批版本一致性、签署主体资质有效性；财务部负责合同涉税条款、收付款