项目物业管理档案管理制度.docx

项目物业管理档案管理制度

第一章总则

为规范项目物业管理档案的收集、整理、保管、利用与处置工作，确保档案资料的完整性、准确性、系统性与安全性，提升物业管理服务的专业化水平与决策支持能力，特制定本制度。本制度适用于项目管理处所有在物业管理与服务活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种载体的文件材料。

档案管理遵循“统一领导、分级管理、专人负责、完整安全、便于利用”的原则。所有档案均为项目资产，任何部门与个人不得据为己有或擅自销毁。管理处主任对档案管理工作负总责，指定综合管理部为档案归口管理部门，并设立专职或兼职档案管理员，各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人。

第二章档案分类与归档范围

物业管理档案根据内容性质、形成部门及利用频率，划分为以下主要类别，具体归档范围明确如下：

一、基础管理档案

1.项目权属文件：包括但不限于项目土地使用权证、建设工程规划许可证、施工许可证、竣工验收备案表、项目总平面图、建筑竣工图（含结构、水、电、暖通、消防等专业）、房屋面积测绘报告、产权清册等。

2.管理权文件：物业服务合同（含前期物业服务合同）、管理规约、业主大会议事规则、业主委员会成立及备案文件、项目交接验收记录、遗留问题处理协议等。

3.企业证照及资质：物业管理企业营业执照、资质证书、项目物业管理处备案证明、关键岗位人员资格证书等。